Stjórnendur geta samþykkt og skoðað laun með einföldum hætti á vefnum. Samþykktarferli launa er yfirleitt stýrt af launafulltrúa eða þeim sem sjá um vinnslu launa.
Ferlið er sett af stað um leið og launavinnslu er lokið og laun tilbúin til samþykktar. Meginreglan er að laun séu samþykkt fyrir útborgun en í kerfinu er einnig hægt að samþykkja þau eftir að laun hafa verið greidd út.
Aðgangi stjórnenda að launum starfsmanna í samþykktarferli er stýrt frá skipuriti. Ef samþykkjandi er ekki skráður stjórnandi í skipuriti þarf að útbúa sérstakt hlutverk fyrir samþykkjandann. Sjá nánar hér Samþykkjandi launa .
Samþykkt launa er stofnuð í Kjarna client. Í upplýsingum um útborgunina sem koma upp þegar smellt er á “Laun” í miðjum launahringnum er flipi sem heitir “Samanburður”. Þar er skráð útborgun eða útborganir sem nota á til samanburðar. Þegar útborgun er stofnuð finnur Kjarni vísis númer útborgunar á undan hjá viðkomandi fyrirtæki. Ef ekki á að nota þá útborgun sem kerfið finnur til samanburðar er hægt að skipta um útborgun eða bæta við annari útborgun. Á vef eru upphæðir fyrir einn samanburð þannig að ef tvær útborganir eða fleirri eru skráðar til samanburðar eru þær lagðar saman. Þetta á t.d. við ef stofnaðar hafa verið auka útborganir fyrir leiðréttingar.
Þegar samþykkt er stofnuð vistast í skrána skráður samþykkjandi starfsmanns. Ef skipt er um samþykkjanda hjá starfsmanni þarf að stofna samþykktina aftur til að fá rétta samþykkjanda inn.
Hægt er að stýra því hvaða texti kemur sjálfkrafa þegar tölvupóstur er sendur til samþykkjenda með stillingu í “Gildi”. Einnig er hægt að hafa þar link á vefinn þannig að samþykkjandi geti smellt á hann og komist þannig beint í samþykktina á vef. Ráðgjafar Origo geta aðstoðað við að stilla þetta en senda þarf beiðni á service@origo.is.
Launafulltrúi getur skrifað athugasemd við færslur í launasamþykkt sem samþykkjandi sér á vefnum. Slíkar athugasemdir eru skráðar í Kjarna Client með því að fara í “Skoða” eða keyra upp skýrsluna “Ósamþykkt” í samþykktarferli.
Muna þarf að smella á diskettuna til að vista svarið.
Hægt er að setja inn stillingu í Gildi ef birta þarf launliði í samþyktinni af tegundunum “Safnfærsla” og “Frádráttur”. Þetta geta td. verið ýmis konar hlunnindi eða frádráttir sem yfirmenn þurfa að hafa aðgang að.
Stillingin sem setja þarf inn er: PayApprove.ExtraPayWageIDs og í gildi eru taldir upp með kommu á milli þeir launaliðir sem birta á.
Ath. að ekki er hægt að birta launaliði af tegundinni “Gjaldheimta” eins og td. meðlag eða opinber gjöld þar sem sú birting samræmist ekki GDPR.
Hægt er að stýra birtingu aukastafa í launasamþykktinni fyrir svæðin “Stöðugildi” og “Eining”.
Það er gert með því að setja inn vefgildið Kjarni.Web.PayEmployeeApprove.Digits og skrá í gildi fjölda aukastafa sem birta á.
Samþykkjandi fer með músina yfir táknið $ og velur launsamþykkt og fær þá upp samþykktir fyrir opnar útborganir.
Smellt er á samþykkt fyrir þá útborgun sem á að samþykkja laun fyrir (Það er í 99% tilfella aðeins ein útborgun opin í senn).
Ef valið er að sjá allt sér notandi heildar starfsmannafjölda og fjölda stöðugilda fyrir útborgunina (alla heildina). Notandi getur samt aldrei séð laun annara en þeirra sem hann er með aðgang að samkvæmt því hlutverki sem hann er með á sér.
Samþykkjandi smellir á þessa flís hér að neðan til að komast inn í launasamþykkt fyrir þá útborgun
Samþykkjandi fær þá upp lista yfir sína starfsmenn.
Efst eru tölulegar upplýsingar yfir launasamþykktina og þar kemur einnig fram fyrir hvaða mánuð samanburðurinn er.
Hægt er að smella í “samþykkt” til að samþykkja einstaka starfsmenn eða smella á “Samþykkja allt” í vinstra horni og þá eru laun allra samþykkt.
Þegar búið er að samþykkja laun hjá einhverjum verður “Samþykkt” hnappurinn blár.
Hægt er að sprengja út alla starfsmenn með því að smella á örva táknið efst í hægra horni.
Einnig er hægt að smella út einstaka starfsmann með því að smella á örina fyrir framan nafnið.
Þarna sér yfirmaður hvaða launaliðir og einingar eru á bakvið fjárhæðir launa hjá starfsmönnum.
Fyrir neðan nafnið í rauða rammanum má sjá athugasemd launafulltrúa. Yfirmaður getur smellt á blýantinn í svæðinu athugasemd samþykkjanda og birtist það sem þar er skrifað launafulltrúa þegar hann opnar “Skoða” eða skýrsluna “Ósamþykkt” í samþykktarferli Kjarna.
Launafulltrúi getur þá brugðist við og gert lagfæringu á launaskráningu. Til þess að fá leiðréttingar sem gerðar hafa verið inn í samþykktina þarf að stofna samþykkt aftur. Sú aðgerð hefur ekki áhrif á þegar samþykktar færslur.
Ef samþykkjandi launa vill breyta því hvernig samþykktin á vefnum birtist og raðast er hægt að smella á sýnileg gögn í hægra horni og haka við þá dálka sem viðkomandi vill að komi fram.
Einnig er hægt að færa dálkana til að breyta uppröðun þeirra. Ef samþykkjandi vill hafa skipulagseiningu fremst er sá dálkur dregin upp fyrir Nafnið í stillinga dálknum.
Hægt er að haka við “Athugasemd” til að fá inn dálk sem gefur til kynna með táknum hvort að launafulltrúi eða samþykkjandi hafa sett inn athugasemd við einstaka launþega.
Fyrir athugasemd launafulltrúa kemur lúður og talblaðra fyrir athugasemd samþykkjanda.
Ef breyting hefur orðið á launum milli mánuða koma launatölur rauðar, hvort sem um hækkun eða lækkun á launum frá fyrri mánuði að ræða.
Hægt er að setja inn lágmarks krónu mismun fyrir samanburð og þá koma færslurnar ekki rauðar nema þær séu utan skilgreindra marka.
Að lokum má hér að neðan sjá video sem sýnir virknina í launasamþykkt á vef.
Video: Launasamþykkt á vef