Þegar nýir starfsmenn eru stofnaðir í Kjarna er hægt að láta kerfið sjálfkrafa stofna viðkomandi starfsmenn sem notendur. Þetta getur verið heppilegt, sérstaklega fyrir þá sem eru að nota starfsmannavefinn í Kjarna.
Ef starfsmenn eru stofnaðir fram í tímann þá virkjast notandinn um leið og starfsmaðurinn er stofnaður í Kjarna.
Það sem gerist ef kveikt er á þessari sjálfvirkni er að þegar notandanafn (ath. að netfang verður einnig að vera skráð í starfsmannaspjaldið) er skráð á starfsmann í spjaldinu Starfsmaður þá sér kerfið sjálft um eftirfarandi:
- Viðkomandi starfsmaður stofnast sjálfkrafa sem notandi í Kjarna
- Á þennan nýja notanda skráist sjálfkrafa starfsmannavefshlutverkið, eða það hlutverk sem skilgreint hefur verið að skrást eigi á alla starfsmenn
- Notandinn og starfsmaðurinn tengjist sjálfkrafa saman í EmployeeXapUser.List.
Ef óskað er eftir því að þessi sjálfvirkni sér virkjuð skal senda póst á service@origo.is.
Gott er að beiðninni fylgi upplýsingar um það hlutverk sem sjálfkrafa á að skrást á notendur auk upplýsinga um þann texta sem sendast á í tölvupósti á starfsmenn með notandanafni og lykilorði. Einnig er gott að með fylgi upplýsingar um hvort tölvupósturinn eigi að sendast á vinnunetfang eða persónulegt netfang starfsmanna. Einnig er möguleiki að láta póstinn sendast á vinnunetfang, sé það skráð, en annars persónulegt netfang ef ekkert vinnunetfang er skráð.
Athugið að ef starfsmenn eru stofnaðir úr ráðningahluta Kjarna í gegnum aðgerðina Flytja marga umsækjendur þá stofnast viðkomandi starfsmenn ekki sem notendur. Þetta er vegna þess að notandanafn og vinnunetfang, ef við á, hefur ekki verið skráð á umsækjendur. Í þessum tilvikum þarf að stofna notendurna sérstaklega í gegnum listann Starfsmenn í Kjarni > Mannauður, sjá nánar hér.