Stofna nýjan notanda

Til að stofna nýjan notanda er farið í Aðgerðir > Stofna notanda

Þegar smellt er á hnappinn opnast þessi gluggi:

Nýr notandi: 

• Þegar verið er að stofna notanda í fyrsta sinn er byrjað á því að slá inn notendanafn viðkomandi. Ef að fyrirtæki er með tengingu milli Kjarna og ActiveDirectory er AD notendanafn starfsmanns notað sem notendanafn í Kjarna. Að öðrum kosti er notendanafn frjálst. Þegar notendanafnið er slegið inn birtist lykilorð viðkomandi í tveimur neðstu dálkunum. 
• Ef notendanafn starfsmanns er tengt á starfsmanninn í spjaldinu Starfsmaður þá fyllist sjálfkrafa út í tölvupóstfangssvæðið með því netfangi sem skráð er í starfsmannaspjald starfsmannsins. Ef það fyllist ekki sjálfkrafa út í tölvupóstfangssvæðið þá er netfang starfsmanns slegið inn. Gæta þarf þess að það sé rétt slegið inn því notandinn fær lykilorðið sent í tölvupósti. 
• Að lokum er ýtt á skrá: 

Þegar smellt er á Skrá sendist tölvupóstur á notandann með upplýsingum um notendanafn og lykilorð. Notandinn þarf svo að breyta þessu lykilorði við fyrstu innskráningu.

Þegar búið er að smella á Skrá þá opnast gluggi þar sem notandanum er gefinn aðgangur að kerfinu. Það þarf að haka við Has Access sem opnar á notanda í Kjarna auk þess sem tengja þarf viðeigandi hlutverk á notandann. Það er gert með því að smella á Hlutverk. 

Smellt er á  hnappinn til þess að hægt sé að velja úr þeim hlutverkum sem er í boði. 

Hlutverk segir til um hvaða aðgang viðkomandi notandi hefur. Dæmi um hlutverk er: Starfsmannavefur, Ráðningar (valdar auglýsingar), Yfirmaður með laun, Yfirmaður án launa o.s.frv.

Áður en notandi er stofnaður þarf að ganga úr skugga um að viðeigandi hlutverk sé til fyrir viðkomandi. Notendum er ráðlagt að setja upp hlutverk í samráði við ráðgjafa Origo til að tryggja að allar aðgangsstýringar séu rétt stilltar.

Ef notandi á að hafa ótakmarkaðan aðgang að Kjarna þá þarf ekki að tengja hlutverk á hann heldur er þá hakað við Is Admin en auk þess þarf alltaf að vera hakað í Has Access. 

Gleymt lykilorð

Ef notandinn gleymir lykilorðinu sínu er það endursett á sama hátt og þegar nýr notandi er stofnaður. 

Farið er í Aðgerðir > Stofna notanda. Notendanafn viðkomandi notanda er slegið inn og tölvupóstfang notandands (ef það kemur ekki sjálfkrafa). Athugið að skrá verður sama netfang og þegar notandinn var stofnaður í upphafi. Ef notendanafn starfsmanns er tengt á hann sem starfsmann í Kjarna þá fyllist sjálfkrafa út í tölvupóstfangssvæðið með því netfangi sem skráð er í starfsmannaspjaldið þeirra m.v. það notandanafn sem skráð var.

Valið er Skrá og svo Áfram og þá sendist tölvupóstur með upplýsingum um nýtt lykilorð á notandann.

Ef breyta á aðgangi á þessum notanda er það gert á skjámyndinni sem þá kemur upp, með því að smella á Hlutverk, annars er bara smellt á Vista og loka.

Notandi fær nýtt notendanafn

Ef notandi þarf í einhverjum tilfellum að fá nýtt notendanafn, t.d. skiptir um starf innan fyrirtækisins sem krefst þess að viðkomandi fái nýtt notendanafn, þarf að stofna nýjan notanda (það má ekki breyta notandanafninu í listanum Notendur). ATH.  áður en það er gert þarf að óvirkja eldri notandann (með notandanafninu sem á að hætta að nota) með því að fara í Aðgerðir > Eyða notanda.

Ef kveikt er á sjálfvirkri stofnun notanda, sjá upplýsingar um það hér, er viðkomandi spurður hvort stofna eigi notanda þegar starfsmannaspjaldið er vistað. Ef ekki er kveikt á sjálfvirkri stofnun notanda þarf að fara í flipann Aðgerðir > Stofna notanda og stofna nýtt notnendanafn.

ATH. að passa þarf að uppfæra alltaf tengingu starfsmanns við notanda. Til að fá upp listann Starfsmenn og notandi er sett inn skipun EmployeeXapUser.List í skipanagluggann í vinstra horninu niðri og er starfsmaðurinn uppfærður með nýjum notanda.