Innskráning
Tvær leiðir eru til að skrá sig inn á vefinn. Ef fyrirtæki eru með Single Sign On tengingu í kerfinu dugir að smella á Innskrá með Windows notanda. Ef fyrirtæki eru ekki með slíka tengingu þarf að nota sama notendanafn og lykilorð og það sem notað er til að skrá sig inn í Kjarna.
Aðgangur
Til að geta gefið starfsmönnum fyrirtækis aðgang að vefnum þurfa notendanöfn þeirra að vera skráð í spjaldið Starfsmaður.
Þeir þurfa líka að vera með skráð netfang í spjaldið.
Að veita aðgang að kerfinu
Allir starfsmenn þurfa að vera notendur í Kjarna og þurfa að fá sent aðgangsorð til að skrá sig inn á vefinn. Til að stofna notendur í Kjarna er farið í XAP → Stofna notanda í Kjarna. Einnig er hægt að stofna marga starfsmenn sem notendur í einu lagi, sjá hér.
ATH ef að fyrirtæki eru með tengingu við ActiveDirectory þarf ekki að senda starfsmönnum sérstakt lykilorð í Kjarna.
Þegar smellt er á Skrá opnast tölvupóstur sem er sendur til viðkomandi starfsmanns með upplýsingum um notendanafn og lykilorð.
Því næst þarf að setja hak við "Is Access" og smella á Hlutverk. Þar þarf að stofna nýja færslu og velja viðeigandi hlutverk. Þeir starfsmenn sem eiga eingöngu að hafa aðgang að starfsmannavef fá á sig hlutverkið Starfsmananvefur.
Til þess að starfsmaður geti skráð sig inn á starfsmannavefinn þarf að vera tenging til staðar á milli starfsmannsins og notandans hans í EmployeeXapUser.List. Þegar nýr starfsmaður er stofnaður í Kjarna og notandanafnið hans hefur verið skráð á hann í spjaldið Starfsmaður þá stofnast sjálfkrafa færsla í þetta spjald. Ef notandanafn er aftur á móti skráð á starfsmann eftir að hann hefur verið stofnaður sem notandi í Kjarna þá þarf að bæta inn færslu í EmployeeXapUser.List þar sem tengdir eru saman viðkomandi notandi og starfsmaður.
Það voru gerðar breytingar á þessari innskráningu í útgáfu 3.8.9.2 þannig að ef einhver notandi, sem áður komst inn á starfsmannavefinn, kemst ekki inn á hann efir þessa útgáfu af Kjarna þá þarf að bæta inn fyrir hann færslu í EmployeeXapUser.List. Hægt er að komast í EmployeeXapUser.List með því að slá það inn í skipanalínuna neðst í vinstra horni Kjarna og smella á enter.