Á Kjarna vef er virkni fyrir rafrænar undirritanir, m.a. rafræna ráðningarsamninga. Hér má sjá stutt video sem sýnir virknina.
Senda þarf póst á service@origo.is ef óskað er eftir því að virkja Rafrænar undirritanir á Kjarna vefnum. Hægt er að setja inn stillingar í Kjarna fyrir það hvaða texti sendist í tölvupósti til undirritenda, á hvaða skjalategund í Kjarna undirrituð skjöl vistast og á hvaða netfang tilkynning sendist þegar skjal hefur verið undirritað af öllum aðilum, t.d. á launafulltrúa.
Virknin í Kjarna nýtir Dokobit. Viðskiptavinur þarf einnig að gera samning við Dokobit varðandi rafrænar undirritanir.
Hægt er að kalla fram rafrænar undirritanir frá þremur sjónarhornum á vefnum:
Stofna sniðmát
Hægt er að útbúa sniðmát fyrir margskonar samninga á vefnum. Smellt er á Sniðmát í hliðarvalmynd vinstra megin og þar valið Nýtt sniðmát eða farið í blýantinn til að breyta eldra sniðmáti.
Hægt er að afrita texta úr öðru skjali og einnig er hægt að velja inn viðeigandi gildi (mail merge svæði) ef við á með því að smella á Bæta við gildi. Sniðmátið er svo vistað með því að smella á Vista sniðmát.
Senda skjal
Velja starfsmann: Byrja þarf á að velja þann starfsmann sem á að skrifa undir skjal með því að smella á örina í glugganum Leita að starfsmanni ogþá opnast listi með öllum starfsmönnum. Einnig er hægt að slá inn nafn viðkomandi í gluggann.
Dagsetning: Hér kemur sjálfkrafa dagurinn í dag en ef gera á samning fram í tímann þarf að velja þá dagsetningu sem við á svo rétt gögn séu sótt m.v. spjaldið Tenging innan fyrirtækis.
Netfang starfsmanns: Hægt er að velja á milli vinnunetfangs og persónulegs netfangs. Hér kemur sjálfkrafa það netfang sem skráð er í netfang vinna.
Farsími: Ef breyta þarf farsímanúmerinu er hægt að breyta því hér. Getur þetta komið til ef starfsmaður er með farsíma skráðan í Kjarna sem er á vegum vinnu en annað farsímanúmer skráð á bakvið rafræna skilríkið. Ef ekkert er skráð í reitinni Farsími í Kjarna kemur það númer sem skráð í reitinn Farsími 2. Ef ekkert er skráð í hvorugan reitinn kemur þessi reitur tómur og hægt er að skrá símanúmer í reitinn. Ef skráð er í báða reitina, Farsími og Farsími 2 þá kemur það númer sem er skráð í Farsími en hægt er að velja úr flettivali það númer sem skráð er í Farsími 2.
Staða: Ef starfmaður er í fleiri en einu starfi er hægt að velja úr þeim stöðum sem starfsmaðurinn tilheyrir. Sjálfkrafa kemur sú staða sem skráð er sem aðalstarf.
Undirritendur: Þegar starfsmaður hefur verið valinn þá kemur nafn starfsmannsins í reitinn Undirritendur ásamt þeim yfirmanni sem skráður er á starfsmanninn. Hægt er að fjarlægja yfirmanninn með því að velja X við nafnið hans ef yfirmaður á ekki að fá skjalið til undirritunar. Einnig er hægt að bæta við undirritendum með því að slá inn nafn viðkomandi í reitinn.Síðan
Hægt er samningurinn valinn inn, annað hvort frá sniðmátum eða með því að uploada pdf. skjali.
Ef smellt er á Breyta hnappinn er hægt að bæta við og/eða breyta texta í sniðmáti sem valið hefur verið inn áður en það er sent til undirritunar án þess að það hafi áhrif á sniðmátið sjálft, þannig er hægt að gera breytingar á skjalinu sem eiga bara við þann tiltekna starfsmann sem verið er að senda skjal á.
2.Frá Ráðningumað setja inn stillingu í kerfið til að skilgreina undirritendur sem koma alltaf sjálfkrafa í stað næsta yfirmanns, t.d. starfsmenn mannauðsdeildar ef þeir sjá alfarið um undirritun á skjölum á móti starfsmönnum.
Hægt er að breyta röðun undirritenda með því að velja Breyta röðun. Er þá nafn starfsmanna dregið til í listanum og uppfærist þá röðunin. Sjálfvalin röðun er:
Yfirmaður
Starfsmaður
Viðbótar aðili 1
Viðbótar aðili 2
…og svo koll af kolli
Starfsmenn fá undirritunina í þeirri röð sem tilgreind er. Þannig fær sá sem er númer 2 í röðinni ekki skjalið sent til sín fyrr en sá sem er númer 1 hefur lokið sinni undirritun.
Sniðmát: Hér er hægt að velja það sniðmát sem á að senda. Hægt er að breyta sniðmátinu áður en það er sent út með því að velja hnappinn Breyta. Athugið að ef skjali er breytt áður en það er sent út til undirritunar þá hefur sú breyting ekki áhrif á sniðmátið sjálft.
Hægt er að stækka svæðið þegar verið er að breyta sniðmáti með því draga svæðið til í neðra hægra horninu þar sem stendur POWERED BY TINY.
Skjal: Það er líka hægt að hlaða niður skjali til að senda til undirritunar. Er þá skjalið valið inn hér.
Heiti skjals: Hér kemur heitið á sniðmátinu sem var valið en því er hægt að breyta áður en skjalið er sent út. Líkt og með breytinguna á sniðmátinu þá hefur þessi breyting ekki áhrif á sniðmátið sjálft.
Tegund skjals: Hér kemur sú tegund skjals sem er valin í stillingu sem sjálfvalin tegund skjals fyrir rafrænar undirritanir. Hér er hægt að velja aðra tegund skjals í listanum. Í listanum birtast þær tegundir skjala sem eru með eiganda skjals Starfsmaður og Launamaður.
Þegar sniðmát eða skjali hefur verið hlaðið niður birtist forskoðun á skjali hægra megin.
Senda skjal: Þegar skjalið er tilbúið er valið Senda skjal og er þá skjalið sent til undirritunar til þeirra starfsmanna sem skráðir voru í reitnum Undirritendur.
Starfslýsing: Í boði er virkni þar sem starfslýsing sem tengd er á stöðu starfsmanns er sótt og send í rafræna undirritun. Hnappurinn Sækja starfslýsingu er valin og sækir þá kerfið þá starfslýsingu sem hengd er á stöðuna.
Undirskriftir
Í Undirskriftir er hægt að sjá lista yfir það sem hefur verið sent til undirritunar og hver staðan á undirrituninni er. Þar er einnig hægt að sjá hver eigandi skjalsins er (yfirmaður eða annar starfsmaður) og hvenær undirritun rennur út og netfang starfsmannsins sem á að undirrita.
Ef undirritun hefur runnið út er hægt að framlengja undirritun með því að haka við línuna og velja Framlengja undirritun, dagsetning valin og valið Áfram.
Ráðningar/Onboarding
Þegar starfsmaður er ráðinn í gegnum onboarding ferlið ráðningarferlið á vefnum kemur upp melding í lok ferilsins þar sem spurt er hvort eigi að útbúa rafrænan ráðningarsamning.
Þegar smellt er á já þá opnast gluggi þar sem valinn er inn viðeigandi ráðningarsamningur sem hefur áður verið uppsettur undir sniðmát. Nafn starfsmanns og nafn yfirmanns birtast sjálfkrafa í glugganum Undirritendur, en hægt er að taka út nafn eða velja inn annan aðila ef við á.
Skjalið sem valið er birtist svo hægra megin á skjánum.
3.Frá Teymið mitt
Smellt er á Teymið mitt í hliðarvalmynd vinstra megin og viðeigandi starfsmaður valinn. Þegar upplýsingar um þann starfsmann birtast er hægt að smella á Senda skjal til undirritunar.
Hægt er að sjá stöðu á undirskriftum:
Já þá flyst notandinn yfir í Rafrænar undirritanir > Senda skjal og er skrefunum hér að ofan fylgt. Nafn viðkomandi, netfang, staða og undirritendur kemur sjálfkrafa útfyllt.
Starfsmannalisti/Teymið mitt
Starfsmaður er valinn í starfsmannalista eða undir Teymið mitt. Þegar starfsmaðurinn hefur verið valinn er valið Senda skjal til undirritunar og flyst þá notandinn yfir í Rafrænar undirritanir > Senda skjal og er skrefunum hér að ofan fylgt. Nafn viðkomandi, netfang, staða og undirritendur kemur sjálfkrafa útfyllt.
Undirritun á rafrænu skjali
Þegar undirritandi fær skjalið í tölvupósti er valið Skrifa undir hnappinn. Þá opnast vafri þar sem kemur upp að senda öryggiskóða til að geta opnað skjalið. Er hnappurinn Senda öryggiskóða valinn og þá kemur tölvupóstur á sama netfang og áður með öryggiskóða sem er síðan slegin inn. Ef réttur öryggiskóði var sleginn inn þá opnast skjalið. Er skjalið yfirfarið og skrifað undir það með rafrænum skilríkjum.
