Rafrænar undirritanir

Á Kjarna vef er virkni fyrir rafrænar undirritanir, m.a. rafræna ráðningarsamninga. Hér má sjá stutt video sem sýnir virknina.

Virknin í Kjarna styður bæði rafrænar undirritanir frá Dokobit og Taktikal. Endilega sendið póst á service@origo.is ef ykkur vantar frekari upplýsingar eða óskið eftir því að virkja Rafrænar undirritanir í Kjarna.

Stofna sniðmát

Hægt er að útbúa sniðmát fyrir margskonar samninga á vefnum. Smellt er á Sniðmát í hliðarvalmynd vinstra megin og þar valið Nýtt sniðmát eða farið í blýantinn til að breyta eldra sniðmáti.

Hægt er að afrita texta úr öðru skjali og einnig er hægt að velja inn viðeigandi gildi (mail merge svæði) ef við á með því að smella á Bæta við gildi. Sniðmátið er svo vistað með því að smella á Vista sniðmát.

Senda skjal

Starfsmaður: Byrja þarf á að velja þann starfsmann sem er eigandi skjalsins og á að undirritað skjalið. Er það gert með því að smella á örina í glugganum Leita að starfsmanni og þá opnast listi með öllum starfsmönnum. Einnig er hægt að slá inn nafn viðkomandi í gluggann.

Dagsetning: Hér kemur sjálfkrafa dagurinn í dag en ef gera á samning fram í tímann þarf að velja þá dagsetningu sem við á svo rétt gögn séu sótt m.v. spjaldið Tenging innan fyrirtækis.

Netfang starfsmanns: Hægt er að velja á milli vinnunetfangs og persónulegs netfangs. Hér kemur sjálfkrafa það netfang sem skráð er í netfang vinna.

Farsími: Ef breyta þarf farsímanúmerinu er hægt að breyta því hér. Getur þetta komið til ef starfsmaður er með farsíma skráðan í Kjarna sem er á vegum vinnu en annað farsímanúmer skráð á bakvið rafræna skilríkið. Ef ekkert er skráð í reitinni Farsími í Kjarna kemur það númer sem skráð í reitinn Farsími 2. Ef ekkert er skráð í hvorugan reitinn kemur þessi reitur tómur og hægt er að skrá símanúmer í reitinn. Ef skráð er í báða reitina, Farsími og Farsími 2 þá kemur það númer sem er skráð í Farsími en hægt er að velja úr flettivali það númer sem skráð er í Farsími 2.

Staða: Ef starfmaður er í fleiri en einu starfi er hægt að velja úr þeim stöðum sem starfsmaðurinn tilheyrir. Sjálfkrafa kemur sú staða sem skráð er sem aðalstarf.

Undirritendur: Þegar starfsmaður hefur verið valinn þá kemur nafn starfsmannsins í reitinn Undirritendur ásamt þeim yfirmanni sem skráður er á starfsmanninn. Hægt er að fjarlægja yfirmanninn með því að velja X við nafnið hans ef yfirmaður á ekki að fá skjalið til undirritunar. Einnig er hægt að bæta við undirritendum með því að slá inn nafn viðkomandi í reitinn.

Hægt er að setja inn stillingu í kerfið til að skilgreina undirritendur sem koma alltaf sjálfkrafa í stað næsta yfirmanns, t.d. starfsmenn mannauðsdeildar ef þeir sjá alfarið um undirritun á skjölum á móti starfsmönnum.

Breyta röðun: Hægt er að breyta röðun undirritenda með því að velja Breyta röðun. Er þá nafn starfsmanna dregið til í listanum og uppfærist þá röðunin. Sjálfvalin röðun er:

Yfirmaður
Starfsmaður
Viðbótar aðili 1
Viðbótar aðili 2
…og svo koll af kolli

Starfsmenn fá undirritunina í þeirri röð sem tilgreind er. Þannig fær sá sem er númer 2 í röðinni ekki skjalið sent til sín fyrr en sá sem er númer 1 hefur lokið sinni undirritun.

Tegund undirritunar: Hér er valin tegund undirritun, einföld eða fullgild. Einföld undirritun er undirritun með sms kóða en fullgild undirritun er undirritun með rafrænum skilríkjum.

Sniðmát: Hér er hægt að velja það sniðmát sem á að senda. Hægt er að breyta sniðmátinu áður en það er sent út með því að velja hnappinn Breyta. Athugið að ef skjali er breytt áður en það er sent út til undirritunar þá hefur sú breyting ekki áhrif á sniðmátið sjálft.

Hægt er að stækka svæðið þegar verið er að breyta sniðmáti með því draga svæðið til í neðra hægra horninu þar sem stendur POWERED BY TINY.

Skjal: Það er líka hægt að hlaða niður skjali til að senda til undirritunar. Er þá skjalið valið inn hér.

Heiti skjals: Hér kemur heitið á sniðmátinu sem var valið en því er hægt að breyta áður en skjalið er sent út. Líkt og með breytinguna á sniðmátinu þá hefur þessi breyting ekki áhrif á sniðmátið sjálft.

Tegund skjals: Hér kemur sú tegund skjals sem er valin í stillingu sem sjálfvalin tegund skjals fyrir rafrænar undirritanir. Hér er hægt að velja aðra tegund skjals í listanum. Í listanum birtast þær tegundir skjala sem eru með eiganda skjals Starfsmaður og Launamaður.

Þegar sniðmát eða skjali hefur verið hlaðið niður birtist forskoðun á skjali hægra megin.

Senda skjal: Þegar skjalið er tilbúið er valið Senda skjal og er þá skjalið sent til undirritunar til þeirra starfsmanna sem skráðir voru í reitnum Undirritendur.

Starfslýsing: Í boði er að senda starfslýsingu, sem tengd er á stöðuna sem starfsmaðurinn er á, í rafræna undirritun. Hnappurinn Sækja starfslýsingu er valin og sækir þá kerfið þá starfslýsingu sem tengd er á stöðuna. Það þarf að virkja þennan valmöguleika sérstaklega.

Tölvupósturinn fyrir rafræna undirritun kemur frá annað hvort Dokobit (notifications@dokobit.com) eða Taktikal, eftir því hvort viðskiptavinurinn er með tengingu við. Tölvupósturinn kemur ekki frá Kjarna. Rafræn undirritun á sér síðan stað inn á svæði Dokobit/Tatkikal.

Undirskriftir

Í Undirskriftir er hægt að sjá lista yfir það sem hefur verið sent í rafræna undirritun og hver staðan á undirrituninni er. Þar er einnig hægt að sjá hver eigandi skjalsins er og hvenær undirritun rennur út. Einnig er hægt að sjá netfang starfsmannsins sem á að undirrita.

Framlengja undirskrift

Ef undirritun hefur runnið út er hægt að framlengja undirskrift með því að haka við línuna og velja Framlengja undirskrift, dagsetning valin og valið Áfram. Fær undirritunin þá aftur stöðun Óundirritað.
Athugið að virkni til að framlengja undirskrift er bara í boði fyrir Dokobit, ekki Taktikal.

Eyða undirskrift

Ef afturkalla á undirritun, t.d. rangt skjal verið sent, þarf að eyða undirritun og senda nýtt skjal til undirritunar. Eyða þarf öllum færslum fyrir þessa tilteknu undirritun. Haka þarf við línuna og velja Eyða undirskrift.
Virkni fyrir eyða undirskrift er í boði fyrir bæði Dokobit og Taktikal.

Ráðningar/Onboarding

Þegar starfsmaður er ráðinn í gegnum ráðningarferlið kemur val um að gera rafrænan ráðningarsamning í lok ferilsins.

Þegar smellt er á Útbúa rafrænan ráðningarsamning þá opnast viðmótið fyrir Senda skjal og er skrefunum hér að ofan fylgt. Nafn viðkomandi, netfang, staða og undirritendur kemur sjálfkrafa útfyllt.

Starfsmannalisti/Teymið mitt

Starfsmaður er valinn í starfsmannalista eða undir Teymið mitt og valið Senda skjal til undirritunar. Flyst þá notandinn yfir í Rafrænar undirritanir > Senda skjal og er skrefunum hér að ofan fylgt. Nafn viðkomandi, netfang, staða og undirritendur kemur sjálfkrafa útfyllt.

Undirritun á rafrænu skjali

Þegar skjal hefur verið sent í rafræna undirritun berst tölvupóstur frá annað hvort Dokobit eða Taktikal og tekur þá við ferlið fyrir rafræna undirritun inn í þeirra viðmóti, annað hvort fyrir einfalda eða fullgilda eftir því hvort var valið þegar skjalið var sent.

Ef enn er verið að nota gömlu Dokobit leiðina kemur tölvupósturinn frá Kjarna. Þegar undirritandi fær skjalið í tölvupósti er valið Skrifa undir hnappinn. Þá opnast vafri þar sem kemur upp að senda öryggiskóða til að geta opnað skjalið. Er hnappurinn Senda öryggiskóða valinn og þá kemur tölvupóstur á sama netfang og áður með öryggiskóða sem er síðan slegin inn. Ef réttur öryggiskóði var sleginn inn þá opnast skjalið. Er skjalið yfirfarið og skrifað undir það með rafrænum skilríkjum.

Athugið að þessar skjámyndir eiga bara við um gömlu Dokobit leiðina þar sem tölvupósturinn berst frá Kjarna .

Senda skjal í rafræna undirritun á marga

Hægt er að senda skjal á marga starfsmenn í einu í rafræna undirritun en það er gert í gegnum Mannauður > Starfsmannalisti.

Er þá hakað við þá starfsmenn sem eiga að fá skjalið í rafræna undirritun en við það ljómast upp hnappurinn Rafrænar undirritanir og hann síðan valinn.

Þá opnast gluggi þar sem valið er inn sniðmát, tegund skjals, tegund undirritunar og aðrir undirritendur ef þeir eiga að vera. Eins er hakað í Yfirmenn ef þeir eiga að skrifa undir skjalið.

Röðunin á undirritendum stýrist af því í hvaða röð þeir koma í dálknum yfir undirritendur. Ef starfsmaðurinn á ekki að vera númer 1 í röðinni þarf að taka hakið úr Starfsmaður og haka síðan aftur í reitinn til að fá hann aftur inn. Ef aðrir undirritendur eru valdir inn áður en hakað er í Yfirmaður kemur sá undirritandi númer 2 í röðinni og yfirmaður númer 3.

Ef forskoða á skjalið sem verið er að senda í rafræna undirritun er augað valið og til að loka forskoðun er augað valið aftur.

Að lokum er valið Senda.

Ef farsímanúmer vantar á undirritendur þá sendist skjalið ekki í rafræna undirritun á þá aðila en þegar búið er senda skjalið kemur upp listi yfir þá aðila þar sem farsímanúmer var ekki skráð.

Það þarf að birta þessa aðgerð sérstaklega. Ef óskað er eftir að fá þessa virkni inn skal senda beiðni á service@origo.is