Gátlistar

Byrjað er á því að stofna gátlistasniðmát, undir Gátlistar > Stofna gátlistasniðmát. Gátlistanum er gefið nafn, skráður yfirflokkur (ef við á) og síðan eru stofnuð þau atriði sem þarf að afgreiða í viðkomandi gátlista. Smella þarf á Ný spurning til að stofna hvert og eitt atriði í gátlistanum. Einungis er hægt að vera með tékkbox spurningar.

Hægt er að breyta röðun yfirflokka að spurninga með því að smella á örvarnar og hægt að eyða út spurningu með því að smella á x.

Hægt er að skoða og afrita gátlistasniðmát. Einnig er hægt að breyta og eyða gátlistasniðmáti sem ekki er búið að svara.

ATH. Ef búið er að tengja gátlistasniðmát á starfsmann þá er hvorki hægt að breyta né eyða út sniðmátinu.

Ef Gátlistasniðmát er afritað þarf nýja sniðmátið að bera annað heiti þar sem tvö sniðmát geta ekki heitið það sama. Það er hins vegar hægt að breyta heiti á eldra sniðmáti og gera það svo óvirkt (sé það ekki lengur í notkun) og þá er hægt að stofna nýtt sniðmát með sama heiti og var upphaflega.

Frá þessu sjónarhorni er einnig hægt að tengja gátlista á starfsmann, sjá nánar neðar.

Gátlistar eru tengdir á starfsmenn með því að velja Tengja gátlista á starfsmann. Gátlistasniðmát er valið inn og einnig sá starfsmaður sem gátlistinn er fyrir og lokadagur settur inn.

Ábyrgðaraðili kemur sjálfkrafa sem næsti yfirmaður en hægt er að velja annan ábyrgðaraðila úr lista. Netfang ábyrgðaraðilans kemur í reitinn Sendist til. Ef fleiri aðilar eiga að hafa aðgang að gátlistum þá eru þeir valdir inn í reitinn Aðgangur að gátlistum. Sömu aðilar birtast í reitnum Sendist til. Einnig er hægt að festa inni í stillingum (Stillingar > Gildi) önnur netföng ef það eru alltaf sömu aðilarnir sem eiga að fá senda gátlista. Þegar valið er Vista fá þau netföng sem voru í reitnum Sendist til tölvupóst með hlekk á gátlistann.

Hægt er að eyða út gátlista sem ekki hefur verið svarað. Þegar búið er að svara gátlista er ekki hægt að eyða honum.

Þegar byrjað er að svara gátlista þá fær hann stöðuna Í vinnslu. Þegar búið er að haka í allt á gátlistanum fær hann stöðuna Lokið og flyst yfir í listann Lokið.

Senda ítrekun

Í listanum Tengdir gátlistar er hægt að breyta gátlista og senda áminningu um að svara gátlista. Er þá hakað við starfsmanninn og valið Senda ítrekun. Hér kemur staðlaður texti en hægt er að skilgreina sniðmát sem á að senda ef óskað er eftir öðrum texta. Athugið að ef annað sniðmát er skilgreint þá er ekki hægt að nota mail merge svæði í því sniðmáti.

Áminningar

Hægt er að láta Kjarna senda út sjálfvirkar áminningar fyrir gátlista sem tengdir eru á starfsmenn. Ef óskað er eftir að setja upp áminningu fyrir gátlistana skal senda beiðni á service@origo.is

Senda tölvupóst

Í sumum tilvikum getur þurft að kalla eftir ákveðnum gögnum frá starfsmanni. Þá er hægt að haka við starfsmanninn og velja Senda tölvupóst. Titill og meginmál er sett inn og valið Senda. Tölvupósturinn sendist á það netfang sem skráð er í svæðið netfang vinna en ef starfsmaðurinn er ekki með neitt skráð í netfang vinna er sent á persónulegt netfang sem skráð er í reitinn netfang.

Skrá athugasemd

Þegar gátlistanum er svarað er hægt að skrá athugasemd. Getur þetta komið sér vel ef punkta þarf hjá sér varðandi gátlistann eða ef fleiri en einn aðili sér um að svara gátlistanum.

Færsla

Ef smellt er á fyrir aftan hverja línu í gátlista þá er hægt að sjá upplýsingar um færsluna, þ.e. hver breytti og hvenær.

Ljúka gátlista

Hægt er að ljúka gátlista annað hvort með því að haka í öll atriðin eða að velja Ljúka. Flyst þá gátlistinn yfir í listann Lokið.

Í listanum Tengdir gátlistar er einnig hægt að haka við fleiri en einn starfsmann og velja Magnvinnsla.

Í magnvinnslu er hægt er að sjá stöðu á hverjum gátlista fyrir sig, þ.e. hvaða atriði er búið að merkja við í gátlistanum og af hverjum. Hér er einnig hægt að vinna með gátlista, þ.e. haka við þau atriði sem er lokið. Mannauðsdeildir, stjórnendur og aðrir sem hafa aðgang að gátlistum, geta einnig skoðað framgang margra lista í einu til dæmis fyrir stóran hóp af fólki.