Ráðningarferlið er í fimm skrefum. Það er mismunandi eftir ferlum hvort og þá hvaða gögn koma í hverju skrefi fyrir sig.
Nýráðning
Engin gögn koma.
Endurráðning
Tenging innan fyrirtækis kemur tómt.
Engar upplýsingar eru sóttar fyrir banka, skattkort, grunnlaun, lífeyrissjóð og stéttarfélög.
Endadagsetning sett á öll spjöld, þrátt fyrir að ekki sé fyllt út í þau.
Passa þarf ef starfsmaður á tvö launamannanúmer þá lokast þær færslur sem tilheyra starfsmanninum, banki og skattkort, og stofnast nýjar. Það þarf því að setja inn upplýsingar í þessu skrefi.
Tilfærsla
Upplýsingar eru stóttar í starfsmannaspjaldið.
Tenging innan fyrirtækis kemur tómt.
Öll spjöld tengd launamannanúmeri eru sótt en fá öll endadagsetningu og nýjar færslur stofnast þótt engu sé breytt (fyrir utan launamannanúmerið spjaldið).
Upplýsingar eru sóttar fyrir banka og skattkort en fá öll endadagsetningu og nýjar færslur stofnast þótt engu sé breytt.
Ef yfirmaður er að keyra þessa aðgerð og hefur ekki aðgang að þessum starfsmanni í dag þá fær hann engar upplýsingar úr spjöldunum nema starfsmannaspjaldinu. Öll spjöld fá samt sem áður endadagsetningu og nýjar færslur stofnast með þeim upplýsingum sem settar voru inn.
Bæta við starfi
Upplýsingar sóttar í starfsmannaspjaldið.
Tenging innan fyrirtækis og önnur spjöld tengt launamannanúmeri koma tóm.
Upplýsingar eru sóttar fyrir banka og skattkort en fá öll endadagsetningu og nýjar færslur stofnast þótt engu sé breytt.
Í Onboarding ferlinu koma þær upplýsingar sem umsækjandinn skráði inn þegar hann sótti um og einnig þær upplýsingar sem óskað var eftir frá umsækjanda (t.d. lífeyrissjóð, skattkort og fleira). Hér getur notandinn yfirskrifað gögnin ef við á í ferlinu.
Í skrefi 1 Grunnupplýsingar birtast persónuupplýsingar umsækjandans sem hann fyllti út þegar hann sótti um starfið.
Hérna er líka sett inn sú staða sem starfsmaðurinn gegnir í fyrirtækinu, spjaldið Tenging innan fyrirtækis. Ef skrá á framtíðarfærslu er hægt að gera það með því að bæta við spjaldi. Á það t.d. við um þegar verið er að ráða starfsmenn í tímabundið starf eða sumarvinnu.
Til að fara á næstu síðu er smellt á Næsta, neðst í hægra horninu.
Í skrefi 2 Persónuupplýsingar eru upplýsingar um síma, heimili og nánasta aðstandanda. Ef óskað var eftir upplýsingum um nánasta aðstandanda frá umsækjandanum koma þær upplýsingar sjálfkrafa hér.
Hér er auk þess hægt að skrá vinnunetfang, vinnunetfang og notendanafn ef það liggur fyrir. Ef kveikt er á sjálfvirkri stofnun notanda stofnast einnig notandi í ferlinu.
Til að fara á næstu síðu er smellt á Næsta, neðst í hægra horninu.
Í skrefi 3 Launaupplýsingar eru settar inn upplýsingar um grunnlaun, skattkort og bankaupplýsingar. Ef óskað var eftir upplýsingum um banka og skattkort frá umsækjandanum koma þær upplýsingar sjálfkrafa hér. Hægt er að bæta við spjaldi fyrir skattkort ef skrá á t.d. makakort.
Til að fara á næstu síðu er smellt á Næsta, neðst í hægra horninu.
Í skrefi 4 Viðbótarlaunaupplýsingar eru settar inn upplýsingar um orlof, vinnutíma, lífeyrissjóð, séreignasjóð og stéttarfélag. Hægt er að bæta við spjaldi fyrir lífeyrissjóð, séreignasjóð, stéttarfélag og starfsmannafélag ef skrá á fleiri en eina færslu. Ef verið er að gera tilfærslu þá koma þær upplýsingar sem skráðar eru í þessi spjöld hér.
Ef óskað var eftir upplýsingum um séreignasjóð og stéttarfélag frá umsækjandanum koma þær upplýsingar sjálfkrafa hér. Ef um tilfærslu er að ræða og óskað var eftir gögnum frá umsækjandanum þá yfirskrifar það gögnin sem skráð eru á starfsmanninn í þessum spjöldum í ráðningarferlinu, þ.e. gögnin úr spjöldunum eru ekki sótt.
Í skrefi 5 Ráða eru yfirlit yfir þær upplýsingar sem voru skráðar inn. Það stofnast einungis þau spjöld sem upplýsingar voru skráðar í.
Ef breyta á einhverjum gögnum er valið Til baka. En ef gögnin eru rétt er valið Ráða og hefur þá umsækjandinn stofnast sem starfsmaður.
Þegar búið er að stofna starfsmanninn þá fær umsækjandinn sjálfkrafa stöðuna Ráðinn í starfið og dettur þá út af listanum Tilbúinn til ráðningar.
Farið er í gegnum sama feril ef um endurráðningu, tilfærslu eða bæta við starfi er að ræða. Í ferlinum fyrir tilfærslu eru sóttar upplýsingar sem skráðar eru á starfmanninn og tengjast starfsmannanúmerinu og launamannanúmerinu en í ferlinum fyrir Bæta við starfi eru upplýsingar sóttar sem tengjast starfsmannanúmerinum þar sem verið er að stofna nýtt launamannanúmer í þeim ferli.
Hægt er að útbúa rafræna ráðningarsamninga eftir að starfsmaður hefur verið ráðinn. Nánar um rafræna ráðningarsamninga hér.
