Tegundir bréfa

Í Kjarna er hægt að hafa mismunandi tegundir bréfa, t.d. höfnunarbréf, staðfestingarbréf og önnur bréf.
Ákveðnar tegundir bréfa, s.s. höfnunarbréf og staðfestingarbréf, fylgja með kerfinu í upphafi en fleiri tegundir er hægt að setja upp í Tegundir bréfa í hliðarvalmynd.

Ný tegund er stofnuð með því að smella á hnappinn.
Fyllt er út í reitina Value og Name. Kerfið úthlutar sjálft númeri fyrir nýju tegundina.
Það er svo stillingin XapEmailTextType.Rejection í Stillingar > Gildi sem ræður því hvaða tegund bréfa er höfnunarbréf og sú tegund sem þar er skráð virkjar það að Staða umsóknar verði Hafnað á þeim umsóknum sem þessi tegund bréfs, s.s. höfnunarbréf, er send fyrir.

Stofna/breyta bréfi

Sniðmát fyrir bréf eru aðgengileg úr hliðarvalmynd en einnig er hægt að viðhalda bréfum á sama stað og þau eru send út, þ.e. úr listunum Umsóknir, Umsækjendur og Auglýsingasvör, sjá kaflann /wiki/spaces/KJAR/pages/17400395.
Bréfum er hægt að viðhalda úr hliðarvalmynd.

Tvísmellt er á bréf til að breyta því auk þess sem hægt er að nota viðeigandi hnappa til að stofna nýtt bréf, breyta og/eða eyða.


Ekki er fyllt út í svæðið Texti en í það svæði vistast sami textinn og skráður er í svæðið Lýsing.
Lýsing er notuð til aðgreiningar á milli bréfa.
Tegund texta er t.d. höfnunarbréf eða staðfestingarbréf. Þetta byggir á lista yfir tegundir sem nefndur er neðst í þessum kafla.
Hægt er að merkja hvort útsent bréf eigi að vistast á umsækjanda í skjalaskáp eða ekki. Útsend bréf vistast einnig alltaf í spjaldið Samskipti.
Í svæðið Sendist frá er skráð það netfang sem viðkomandi bréf eiga að sendast frá. Þetta netfang er hægt að yfirskrifa við útsendingu bréfs, ef við á.
Það sem skráð er í Efni er það sem birtist í efni tölvupóstsins hjá viðtakendum.
Í Meginmál er svo skráður textinn sem á að birtast í meginmáli tölvupóstsins.
Í meginmál bréfs er hægt að sækja inn upplýsingar úr Mail Merge svæðum, s.s. titil auglýsingar.
Hægt er að eiga ákveðin sniðmát að bréfum en þegar bréf er sent út þá er hægt að breyta efni bréfsins. Þessar breytingar hafa ekki áhrif á grunnbréfið.

Tenging bréfs við kerfishlutann Ráðningar

Þegar bréf er stofnað í ráðningarhluta Kjarna, Kjarni > Ráðningar > Bréf, þá tengjast bréfin sjálfkrafa við kerfishlutann Ráðningar. Það er þessi tenging sem ræður því t.d. hvaða bréf birtast þegar staðfestingarbréf er tengt á auglýsingu, þ.e. þá birtast bara þau bréf sem tilheyra kerfishlutanum Ráðningar. Ef bréf sem tilheyrir ráðningum hefur verið stofnað í mannauðshluta Kjarna, Kjarni > Stofnskrár > Bréf, þá tengist það eðlilega ekki kerfishlutanum Ráðningar. Bréfið er aftur á móti hægt að tengja á kerfishlutann eftir á með því að opna bréfið, velja viðkomandi kerfishluta í svæðinu Source ID og vista bréfið. 

Stofna bréf úr listunum Umsækjendur, Umsóknir og Auglýsingasvör

Í listunum Umsóknir, Umsækjendur og Auglýsingasvör er líka hægt að stofna ný bréf eða breyta núverandi bréfum, án þess að verið sé að senda út bréf á þeim tímapunkti.
Það er gert með því að velja Stofna bréf í aðgerðarhnappinum.


Upp kemur sama skjámynd og kemur upp við útsendingu bréfs.
Það fer eftir því í hvorum listanum maður er staddur hvaða Mail Merge svæði eru aðgengileg. Ef bréfið er stofnað úr listanum Umsóknir/Auglýsingasvör þá eru þar aðgengileg öll svæði sem tengjast umsókn/auglýsingu og umsækjanda. Ef bréfið er stofnað úr listanum Umsækjandi þá eru eingöngu aðgengileg þau svæði sem tengjast umsækjanda.
Bréf sem innihalda Mail Merge svæði af bæði umsókn/auglýsingu og umsækjanda skal eingöngu senda út úr listanum Umsóknir eða Auglýsingasvör.