Áminningar

Hægt er að láta kerfið senda út sjálfvirkar áminningar vegna ýmissa þátta. Áminningar eru settar upp undir Stofnskrár → Áminningar.

Hér fyrir neðan eru dæmi um nokkrar algengar áminningar í Kjarna. Notendur eru hvattir til að hafa samband við ráðgjafa Origo ef setja á upp aðrar áminningar en þær sem eru listaðar hér fyrir neðan til að tryggja að þær séu rétt stilltar.

Þegar áminningarnar hafa verið stilltar þá þarf að setja upp sjálfvirka keyrslu sem sendir áminningarnar sjálfkrafa út. Hafa þarf samband við ráðgjafa Origo sem setja upp þessa sjálfvirku keyrslu.

Viltu stofna áminningu?

Ef stofna á áminningu þarf að byrja á því að stofna línuna í listanum með því að velja Stofna í tækjaslá.

Nóg er að skrá inn heitið á áminningunni í Lýsing. Færslan er svo vistuð. Farið er svo í Breyta á færslunni til að fylla inn restina af upplýsnigunum (sjá dæmi um áminningar hér neðar).

Viltu breyta áminningu?

Ef breyta á áminningu sem er til í kerfinu þarf að velja línuna og velja Breyta í tækjaslá. Ekki er hægt að tvísmella á línuna til að komast í breytingarham.

Grunnstillingar

Áminningar eru settar upp undir Kjarni → Stofnskrár → Áminningar.

Þegar áminning er stofnuð þarf að fylla út í meðfylgjandi spjald.

Hér eru upplýsingar um hvernig finna má tækniheiti spjalda.

Spjald: Tækniheiti þess spjalds sem sækja á upplýsingar úr.

Svæði: Tækniheiti þess svæðis sem sækja á upplýsingar úr.

Gildi: Tækniheiti þess gildis sem á að triggera áminningu.

Dagsetningarsvæði: Tækniheiti þess dagsetningarsvæðis sem á að miða sendingu áminningar við.
Gildir til=Endda
Gildir frá=Begda

Fjöldi daga: Hversu mörgum dögum fyrir dagsetninguna (sem er skráð í dagsetningarsvæðið) á að senda út áminninguna.

Síðan er hakað við hverjir eiga að fá áminninguna.

Athugið að til að tölvupóstur sendist á viðkomandi aðila þurfa þeir að vera skráðir í spjaldið Tenging innan fyrirtækis í flipanum Umsjónarmenn fyrir þann starfsmann sem áminningin á að sendast fyrir.

Aðrir: Hægt er að setja inn netföng hjá öðrum en ofangreindum í línuna aðrir. Ef setja á inn fleiri en eitt netfang þarf að hafa kommu á milli þeirra.

Email: Ef senda á áminninguna út sem e-mail þarf að setja hak hér og velja hvaða template á að nota við útsendinguna. Email template-ið er búið til undir Kjarni → Stofnskrár → Bréf.

Lýsing: Lýsing á áminningunni (dæmi: Lok starfslokasamnings)

Endurkoma úr leyfi

Spjald: Tenging innan fyrirtækis (EmployeeDetailOrg)

Svæði: Ráðningarmerking (EmployeeStatus)

Gildi: Í leyfi (Leave)

Dagsetningarsvæði: Gildir til (Endda)

Fjöldi daga: 15 dagar

Lýsing: Endurkoma úr leyfi

→ Þetta segir okkur að kerfið á að senda áminningu 15 dögum áður en að það kemur endadagsetning á færslu í spjaldinu Tenging innan fyrirtækis sem er merkt með ráðningarmerkinguna Í leyfi. Áminningin sendist út á starfsmanna- og launafulltrúa.

Endurkoma úr fæðingarorlofi

Spjald: Tenging innan fyrirtækis (EmployeeDetailOrg)

Svæði: Ráðningarmerking (EmployeeStatus)

Gildi: Í fæðingar-/feðraorlofi (ParentalLeave)

Dagsetningarsvæði: Gildir til (Endda)

Fjöldi daga: 15 dagar

Lýsing: Endurkoma úr fæðingarorlofi

→ Þetta segir okkur að kerfið á að senda áminningu 15 dögum áður en að það kemur endadagsetning á færslu í spjaldinu Tenging innan fyrirtækis sem er merkt með ráðningarmerkinguna Í fæðingar-/feðraorlofi. Áminningin sendist út á launafulltrúa og á netfangið mannaudur@origo.is

Lok starfslokasamnings

Spjald: Tenging innan fyrirtækis (EmployeeDetailOrg)

Svæði: Ráðningarmerking (EmployeeStatus)

Gildi: Á starfslokasamning (Severance)

Dagsetningarsvæði: Gildir til (Endda)

Fjöldi daga: 15 dagar

Lýsing: Endurkoma úr fæðingarorlofi

→ Þetta segir okkur að kerfið á að senda áminningu 15 dögum áður en að það kemur endadagsetning á færslu í spjaldinu Tenging innan fyrirtækis sem er merkt með ráðningarmerkinguna Á stafslokasamning. Áminningin sendist út á launafulltrúa.

Réttindi

Spjald: Réttindi (EmployeeMasterCertificate)

Svæði: Á ekki við (N/A)

Gildi: Nafn viðkomandi réttinda, t.d. Meirapróf

Dagsetningasvæði: CertificatePeriodEnda

Fjöldi daga: 14 dagar

Lýsing: Meirapróf

→ Þetta segir okkur að kerfið á að senda áminningu 14 dögum áður en réttindin Meirapróf renna út. Áminningin sendist út á starfsmann, yfirmann og starfsmannafulltrúa.

Áminningar fyrir réttindi

Áminningar fyrir réttindi eru allar settar upp á nákvæmlega sama hátt. Einu tæknilegu stillingarnar sem breytast eftir réttindum eru svæðin Gildi og Lýsing.

Hættir starfsmenn:

Áminningar eru að sendast út fyrir hætta starfsmenn. Ef það á ekki að senda áminningu fyrir hætta starfsmenn er hægt að bæta við stillingu í Stillingar > Gildi > Reminder.Excluded.EmployeeStatuses og í svæðið Gildi eru talin upp númer þeirra ráðningarmerkinga sem á að undanskilja.

Hér að neðan eru tækniheiti fyrir ráðningarmerkingar og tegundir ráðningar:

Nr.	Ráðningarmerking	Tækniheiti
0	Óskilgreint	None
1	Eftirlaun	Retired
2	Starfslokasamningur	Severance
3	Hættur	Withdrawn
4	Fæðingarorlof	ParentalLeave
5	Leyfi	Leave
6	Í starfi	Active
7	Í veikindaleyfi	SickLeave
8	Í áætlun	Budget

Nr.	Tegund ráðningar	Tækniheiti
0	Óskilgreint	None
1	Fastráðning	Permanent
2	Nemi	Student
3	Reynsluráðning	Probation
4	Sumarvinna	SummerJob
5	Tímabundin ráðning	FixedTerm
6	Ytri aðili	External
7	Tímavinna	Hourly
8	Vinnusamningur	WorkContract
9	Stjórnarmaður	BoardMember

það er einnig hægt að senda út áminningu fyrir spjaldið Tenging innan fyrirtækis út frá CreateDate (Stofnað þann). Það getur t.d. komið sér vel ef verið er að skrá starfslok aftur í tímann.

Samantekt yfir þá möguleika sem hægt er að láta sendast áminningar fyrir:

Upphaf starfs
Starfslok
Lok starfslokasamnings
Reynslutími útrunninn
Lok tímabundinnar ráðningar
Endurkoma úr fæðingarorlofi
Endurkoma úr leyfi
Ástæður ráðningarmerkingar (sjá nánar um ástæður ráðningarmerkingar hér.)
Samskipti (sjá nánar um samskipti hér.)
Afmæli
Námskeið
Hlutir í láni
Réttindi að renna út
Hæfni að renna út
Stofnun grunnlaunaspjalds
Fastir launaliðir - Samgöngusamningur að renna út (Sjá nánar um samgöngustyrk hér.)
Frammistöðumat
Gátlista
Rafrænar undirritanir