Uppbygging gagna og helstu aðgerðir

Skipta má uppbyggingu gagna í kerfinu í tvennt, annarsvegar uppbygging á fyrirtækinu sjálfu þ.e. upplýsingum um samstæðuna, fyrirtækið, skipulagseiningar, stöður og störf og hinsvegar uppbygging starfsmannagagna sem er viðhaldið í spjöldum. Í stofnun og viðhaldi á upplýsingum í kerfinu má finna eftirfarandi skipanir. Nánari upplýsingar um virkni þeirra má finna í kaflanum Stofna, afrita eða eyða færslu.
Stofna færslu: Þegar nýjar færslur eru skráðar í spjald eða lista.
Eyða færslu: Þegar eldri færslu er eytt úr spjaldi eða lista.
Afrita færslu: Þegar ný færsla er skráð í spjald eða lista – og færslan er alveg eins eða sambærileg annarri færslu sem til er fyrir.
Geyma færslu: Þegar ný færsla hefur verið stofnuð eða færslu eytt eru breytingarnar vistaðar með þessum hnapp.
 Fríska: Þegar búið er að stofna eða eyða færslu þarf í sumum tilvikum að ýta á fríska til að uppfæra spjaldið eða listann.