Ávinnslur og skuldbinding

Stillingar ávinnslur

Ávinnsla

Stillingar ávinnslur

Ávinnsla

 

Smellt er á “Ávinnsla” fyrir ofan Laun í launahring til að opna ávinnsluhringinn.

 

Setja þarf ávinnslur sérstaklega upp í Kjarna, hægt er að setja inn stillingar með því að smella á “Ávinnsla” í ávinnsluhring.

Venjulega eru það mánaðarlaunin sem eru grunnur fyrir ávinnslu, hvort heldur það er orlof eða uppbætur. Því til viðbótar er oft útbúinn réttindaliður sem skráður er á starfsmenn í launalausum leyfum. Þessi réttindaliður er skráður í launaútborgun til að starfsmenn safni sér orlofi og/eða uppbótum t.d. í fæðingarorlofi.

Fyrir kemur að greiðslur uppbóta eru mismunandi á milli starfsmanna sama fyrirtækis, sumir fá t.d. desemberuppbót á meðan aðrir fá persónuuppbót. Í þeim tilvikum, er ekki hægt að hafa mánaðarlaun sem grunn fyrir þær uppbætur, heldur þarf að stofna reikniliði vegna þessa og setja á hvern einasta starfsmann, eða á kjarasamninga.

Stillingar uppbætur

Desemberuppbót / Orlofsuppbót

 

Uppsetning á þessum upppbótum er sú sama að undanskildum dagsetningum, þar sem desemberuppbót er oftast tengd almanaksárinu en orlofsuppbótin tengd orlofsárinu.

Upphæðir til greiðslu eru skráðar í núlltöfluna í kjarasamningum. Þar er skráð sú upphæð sem flestir fá greidda, en ef t.d. einn samningur er með aðra upphæð, þá er sú upphæð skráð í flipann Fastar í þeim samningi. Kjarni byrjar á að skoða hvort upphæðir eða hlutföll séu skráð á samning starfsmanns, en ef ekkert er skráð þar þá er farið í núlltöfluna.

Í trégerðinni á vinstri hlið er valinn textinn Desemberuppbót. Hún er sett upp þannig að tímabilið sem liggur til grundvallar er allt árið. Það er skráð í hægra efra hornið. Ávinnslutímabil er að öllu jöfnu milli ára og dagsetningar eru frá 1.12. til 30.11.

Athuga að þegar búið er að greiða ávinnslur á tímabili þá þarf að uppfæra ártal í reitunum Tímabil byrjar og Tímabil endar.

Fyrsti flipinn er Ávinnsluliðir.

Á hjálagðri mynd er launaliður 100 Mánaðarlaun sem myndar grunn fyrir greiðslu desemberuppbótar.

ATH. þessi uppsetning getur verið mismunandi á milli notenda eftir eðli starfseminnar. Ekki er mælt með að gera breytingu á þessum flipa nema að höfðu samráði við ráðgjafa Origo.

Upplýsingar um grunneiningar x tímaeiningar þessara launaliða eru sóttar í uppfærðar útborganir. Hægt er að haka sérstaklega við þegar ávinnslur eru sóttar, að það eigi líka að sækja þessar upplýsingar í ákveðna opna útborgun, t.d. ef nota á desemberútborgun líka sem grunn fyrir desemberuppbót.

Annar flipinn Skuldbindingar

Hann er ekki útfylltur þegar um orlofs- eða desemberuppbót er að ræða. Þessi flipi sækir upplýsingar í fasta liði starfsmanns til að reikna út skuldbindingu út frá föstum launum starfsmanns.

Þriðji flipinn "Almennt"

Hann er sérstaklega gerður fyrir orlofs- og desemberuppbætur en er ekki notaður við reikning á orlofsskuldbindingu.

Hér er settur inn sá launaliður sem nota á til að greiða út desemberuppbótina.

 

Fjórði flipinn "Formúla"

Hann er líka sérstaklega gerður fyrir orlofs- og desemberuppbætur en er ekki notaður við reikning á orlofsskuldbindingu.

Hér þarf að skrá inn eftirfarandi formúlu:

 

Record.PayRecordBaseUnit = Record.PayRecordBaseUnit / 12;

if( Record.PayRecordBaseUnit > 1)
{  Record.PayRecordBaseUnit = 1 ; }

Record.PayRecordSum = Record.PayRecordBaseUnit * 12;

Ef uppbótin er unnin fyrir tímabilið 1.1.- 31.12 og desemberlaun eru ekki komin til greiðslu þá þarf að breyta deilitölunni úr 12 í 11 þegar desemberuppbótin er sótt til greiðslu. Muna þarf að breyta henni til baka í 12, þannig að uppgjör við starfslok komi rétt strax með næstu launaútborgun.

 

Ef gerð er breyting á formúlu er hægt að smella á hnappinn “Vista og prufukeyra til að kanna hvort hún rétt skráð.

 

Skuldbinding - sækja

 

Skuldbinding - sækja

 

 

Þegar búið er að setja ávinnslur upp og tengja á þær launaliði, þá er hægt að reikna skuldbindingu fyrirtækis.

Ef þess er óskað er hægt að bóka skuldbindinguna mánaðarlega. Athugið að ávallt er sótt heildarskuldbinding fyrirtækis eins og hún er á hverjum tíma! Því þarf að bakfæra síðustu bókun þegar ný er bókuð.

Í launahring er smellt á Ávinnslur og þar á "Sækja" í ávinnsluhring.

 

Ekki þarf að velja skilyrði í valskjá frekar en óskað er eftir, heldur smellt beint á Sækja. Ef verið er að sækja ávinnslur í opna útborgun þarf að haka í svæðið “Sækja skráningu”.

Ávinnslur eru sóttar út frá greiddum launum / réttindalaunaliðum og skuldbinding reiknuð út frá föstum liðum starfsmanna, skv. uppsetningu skuldbindingar, en aðgerðin sækir áunnið orlof, orlofsuppbót og desemberuppbót í þegar uppfærðar útborganir.

Ávinnslurnar koma inn í skráninguna í tvennu lagi, annars vegar rauðar færslur sem eru ávinnslurnar og hins vegar ljósbláar færslur sem eru launagreiðslur/skuldbinding.

Skuldbinding - skoða

 

 

Til að skoða færslurnar sem búið er að sækja í skráningu er farið í Skrá.

 

Einnig er hægt að skoða skuldbindingu með því að fara í Skoða í ávinnsluhring en einnig í dálkalista undir möppunni Skuldbinding undir Hellulistum í hliðarvali.

Eyða áður sóttri skuldbindingu

 

Ef röng skilyrði eru notuð þegar skuldbinding er sótt. Td. ef einungis átti að sækja skuldbindingu fyrir ákveðinn ávinnslulið eða ákveðinn kjarasamning vegna vinnslu uppbóta þá er hægt að eyða út því sem var áður sótt og sækja skuldbinguna aftur útfrá réttum skilyrðum.

Þá eru tekin út hökin "Sækja ávinnslur", "Sækja skuldbindingu" og "Sækja aðeins lokaðar útb" og smellt á Sækja. Þannig eyðast út áður sóttar færslur og hægt að sækja aftur útfrá réttum skilyrðum.

Bókun skuldbindingar

 

Ef skuldbinding er bókuð, þá er þetta ferlið:

  1. Skuldbinding sótt

  2. Skuldbinding bókuð

  3. Bókunarskrá útbúin

  4. Ávinnslu lokað - ekki nauðsynlegt en sumir kjósa að gera það

 

Athugið að ávallt er sótt heildarskuldbinding fyrirtækis eins og hún er á hverjum tíma! Því þarf að bakfæra síðustu bókun þegar ný er bókuð.

Nú er smellt á litla textan vinstra megin við Bóka í launahring, en þar stendur Bókhald.

Ef skrifað hefur verið forrit til að útbúa innlestrarskrá ávinnslubókunar þá er smellt á síðasta hlekkinn í flæðiritnu "Senda" og skráin vistuð niður á  drif sem bókari hefur aðgang að til að bóka skuldbindinguna.

Ef slíkt forrit hefur ekki verið skrifað, þá er smellt á Skoða í flæðiritinu og skýrslan sem upp kemur tekin út í excel og vistuð niður á drif sem bókari hefur aðgang að til að bóka skuldbindinguna.

Eftir bókun skuldbindingar er bókuninni læst til að koma í veg fyrir að óvart sé bókað aftur síðar. 

Undir "Laun" í miðjum launahring er flipinn "Bókun og skuldbinding" og þar kemur hak í Skuldbinding bókuð"

Bóka aftur

 

Ef bókunaraðgerð er framkvæmd aftur eftir að hakið er komið í bókunarsvæðið þá kemur upp skilaboðagluggi þar sem skrá þarf inn lykilorðið "bóka aftur" til að framkvæma bókunina aftur.

Ávinnslu lokað - valkvæð aðgerð

 

Eftir að skuldbinding hefur verið sótt og bókuð er hægt að loka fyrir að hægt sé að sækja skuldbindingu aftur.

Það er gert með því að smella á "Loka" í ávinnsluhringnum og þá kemur upp valskjár þar sem aðgerðin er framkvæmd.

Þegar þessi aðgerð er framkvæmd þá uppfærist nýtt svið í útborgunartöflunni sem segir til um hvort skuldbinding/ávinnsla sé opin eða lokuð.

Athugið að þessi breyta er geymd í útborgunarskránni og því þarf að fara í þá skrá til að skoða stöðuna.

Ef búið er að loka á Ávinnslu þá birtast skilaboð um það þegar reynt er að fara í aðgerðir sem breyta henni.

Loka/opna ávinnslu

 

Ef opna þarf ávinnslu eftir að henni hefur verið lokað er hægt að smella aftur á "loka" og velja í valskjánum "Opna ávinnslu"