Samþykkt launa
Launasamþykkt |
|
|---|---|
| Í Kjarna geta stjórnendur samþykkt og skoðað laun með einföldum hætti. Samþykktarferli launa er yfirleitt stýrt af launafulltrúa eða þeim sem sjá um vinnslu launa. Ferlið er sett af stað um leið og launavinnslu er lokið og laun tilbúin til samþykktar. Meginreglan er að laun séu samþykkt fyrir útborgun en í kerfinu er einnig hægt að samþykkja þau eftir að laun hafa verið greidd út. Opin launasamþykkt hefur ekki áhrif á stöðu launavinnslu. Aðgangi stjórnenda að launum starfsmanna í samþykktarferli er stýrt út frá skipuriti. Ef samþykkjandi er ekki skráður stjórnandi í skipuriti, þá þarf að útbúa sérstakt hlutverk fyrir samþykkjandann. Í þeim tilfellum sem starfsmenn eru að fá laun á fleiri en eina skipulagseiningu eða kostnaðarstöð er nauðsynlegt að setja inn stillingu til að skipta upp launalið 9001 vegna heildarlauna sem stýrir færslum til samþykktar. Ráðgjafar Kjarna aðstoða við það. Laun starfsmanns koma fram í samþykktarferli þess stjórnanda sem starfsmaður tilheyrði fyrsta dag launatímabils. Þannig að ef starfsmaður skiptir um starf á tímabilinu, þá sér nýr stjórnandi ekki launin þann mánuð. |
Stillingar fyrir launasamþykkt |
|
| Skipurit verður að vera rétt uppsett - því það stýrir aðgangi yfirmanna að gögnum í Kjarna. Kjarni skilgreinir alla þá sem eru yfirmenn á skipulagseiningu sem samþykkjendur launa. Hægt er að yfirskrifa samþykkjanda fyrir heila skipulagseingu eða einstaka starfsmenn í spjaldinu Tenging innan fyrirtækis. Samþykkjanda á skipulagseiningu er breytt undir stillingum hverrar skipulagseiningar í Kjarni → Stofnskrár → Skipulagseiningar
Á skipulagseiningu þarf að skrá yfirstöðu og þar þarf að yfirfara hvort yfirmaður skipulagseiningar sé einnig samþykkjandi launa.
Stillingar - Gildi: Email.From = netfang sendanda, kódi er ýmist Email eða Póstsendingar. Ráðgjafar Kjarna aðstoða við þessar stillingar. |
| Dæmi 1: Í dæminu hér til hliðar sést að í skipulagseiningunni Tölvudeild er yfirstaðan Yfirmaður tölvudeildar. Katla Esjudóttir er á þeirri stöðu og kemur hún því sem yfirmaður þeirrar skipulagseiningar. Kerfið setur Kötlu sjálfkrafa sem samþykkjanda launa. ATH: Skipulagseiningin tilheyrir Fjármála- og mannauðssviði. Framkvæmdastjóri Fjármála- og mannauðssviðs sér einnig launafærslur fyrir Tölvudeild og getur þ.a.l. samþykkt launin í fjarveru Kötlu. |
| Dæmi 2: Í þessu dæmi sést að á skipulagseiningunni Fjármála- og mannauðssvið er yfirstaðan Framkvæmdastjóri. Röskva Jónsdóttir er Fjármála- og mannauðssviðs. Hinsvegar er búið að yfirskrifa samþykkjanda launa á deildinni þannig að Steinbjörn Refsson samþykkir laun í stað Röskvu. Ef Steinbjörn er ekki stjórnandi á réttum stað í skipuriti til að sjá starfsmenn Fjármála- og mannauðssviðs, þá þarf að útbúa sérstakt hlutverk fyrir Steinbjörn. Skrá þarf í þetta hlutverk hvaða aðgang Steinbjörn á að hafa umfram stöðu sína í skipuriti. |
| Dæmi 3: Ef breyta á samþykkjanda fyrir einstaka starfsmenn, t.d. ef að forstjóri á að samþykkja laun framkvæmdastjóra eða ef að framkvæmdastjóri á að samþykkja laun forstöðumanna er það gert í spjaldinu Tenging innan fyrirtækis hjá viðkomandi starfsmanni, í flipanum Umsjónarmenn. |
| Áður en samþykktarferlið er stofnað er nauðsynlegt að fara yfir starfsmannalista og tryggja að réttur samþykkjandi sé skráður á hvern og einn starfsmann. Í listanum tenging innan fyrirtækis er hægt að draga inn allt sem þarf til að búa til slíkan lista. Kjarni>Mannauður>Tenging innan fyrirtækis. |
Stofna launasamþykkt |
|
| Þegar launaskráningu er lokið er samþykktarferlið stofnað í launahringnum. Farið er í Samþykkarferli fyrir neðan launahring. Úr þessari valmynd er samþykktarferlið stofnað en þar er einnig hægt að skoða launasamþykktarskýrslu. Með því að smella á "skoða" opnast listi yfir allar launafærslur. Ef smellt er á "Ósamþykkt" opnast skýrsla sem inniheldur allar ósamþykktar færslur. Ef smellt er á "Samþykkt" opnast skýrsla sem inniheldur allar samþykktar færslur |
| Þegar smellt er á Stofna kemur upp valskjár þar sem hægt er að velja þá útborgun sem á að stofna samþykktarferli fyrir. Kerfið kemur sjálfkrafa upp með valda útborgun.
|
| Eftir stofnun samþykktar kemur upp aðgerðarsaga sem tilgreinir fjölda stofnaðra og breyttra samþykktarlína í hvert skipti sem samþykkt er stofnuð. Aðgerðirnar sem birtar eru í aðgerðarsögunni eru:
|
| Farið er í Skoða til að sjá launafærslurnar. Skýrslan sýnir viðkomandi útborgun, laun án launatengdra gjalda, launatengd gjöld og heildarlaun. Inni í skýrslunni eru einnig dálkar sem sýna hver heildarlaun starfsmanns voru í áætlun og hver mismunurinn er á heildaráætlun og heildarlaunum. Heildaráætlun er ekki sýnileg á vef. Útlit skýrslunnar er hægt að breyta eins og öðrum sambærilegum skýrslum í kerfinu. Þannig geta launafulltrúar eða umsjónarmenn samþykktaferlis valið inn þá dálka sem þeir telja eiga við í sínu fyrirtæki. Fyrirtæki sem ekki hafa notað áætlunarkerfið geta t.a.m. tekið út dálkana Heildaráætlun og Mismunur úr skýrslunni. Vísisnúmer áætlunar sem á að nota til samanburðar er sett inn í Stillingar <>Gildi PayBudgetID, áætlun vísir er þá sett sem gildi sem þarf að skipta út á hverju ári eða ef ný áætlun er gerð sem nota á til samanburðar. |
| Til að senda laun til samþykktar er smellt á "Senda til samþykktar". Þá opnast gluggi sem inniheldur nöfn allra samþykkjenda og skilaboð sem sendast í tölvupósti til þeirra. Hægt er að útbúa bréf undir Stofnskrár > Bréf með þeim skilaboðum sem senda á til samþykkjenda. Algengt er td. að skilaboðin innihaldi slóð að Kjarna vefnum þannig að móttakandi geti komist beint þaðan inn á vefinn. Bréfið þarf að tengja við aðgerðina "Senda til samþykktar" með því að setja skipunina "PayApproveSend.Text" í Stillingar → Gildi og skrá númer bréfsins í Gildi. Ráðgjafar Kjarna geta aðstoðað við þessar stillingar ef send er beiðni á hjalp@corus.is ATH. ekki er hægt að nota mail merge svæði í þessu bréfi.
Undir “Skilaboð” er hægt að setja inn auka skilaboð til einstakra stjórnenda sem bætast þá við skilaboð sem sendast út á alla.
|
| Undir stillingar kemur upp það netfang sem pósturinn er sendur frá. Hægt er að breyta þessu netfangi undir Stillingar → Gildi. Ef að breyta á netfanginu í eitt skipti er það gert í þessum glugga hér. |
Breytingar á launafærslum |
|
| Ef athugasemdir koma frá yfirmanni og breyta þarf launum, þá þarf að skrá þær breytingar í launaskráningu og reikna laun og stofna samþykktina aftur. Yfirmenn sjá ekki þær breytingar sem gerðar hafa verið í launaskráningu nema að samþykktin sé stofnuð aftur. Að stofna samþykkt aftur hefur ekki áhrif á áður samþykktar færslur, heldur stofnast eingöngu færslur sem hafa breyst. Ef áður samþykktri færslu er breytt í launaskráningu og samþykktin stofnuð aftur, verður færslan aftur ósamþykkt og hakið hverfur úr samþykktinni. Upplýsingar um þetta birtast í nýrri aðgerðarsögu - sjá á mynd hér til hliðar. Ef breyta þarf kostnaðarstöð eða skipulagseiningu á launafærslu, þarf að eyða færslunni úr núverandi samþykkt. Eftir að færslunni hefur verið eytt, þarf að stofna nýja launasamþykkt þar sem uppfærðar upplýsingar koma fram. |
| Til að svara athugasemdum frá samþykkendum er færslan valin og farið í Breyta |
| Svar við athugasemdum er skráð í reitinn „Svar launafulltrúa“ og síðan valið „Vista og loka“. Þegar þessu er lokið birtist svarið á vef samþykkjanda. |
Samanburðarútborgun |
|
| Í upplýsingum um útborgunina sem koma upp þegar smellt er á “Laun” í miðjum launahringnum er flipi sem heitir “Samanburður”. Þar er skráð útborgun eða útborganir sem nota á til samanburðar. Þegar útborgun er stofnuð finnur Kjarni vísis númer útborgunar á undan hjá viðkomandi fyrirtæki. Ef ekki á að nota þá útborgun sem kerfið finnur til samanburðar er hægt að skipta um útborgun eða bæta við annari útborgun. Á vef eru upphæðir fyrir einn samanburð þannig að ef tvær útborganir eða fleiri eru skráðar til samanburðar eru þær lagðar saman. Þetta á t.d. við ef stofnaðar hafa verið auka útborganir fyrir leiðréttingar. |
Val um birtingu á fleiri tegundum en Laun og safnfærsluliðnum 9700 |
|
| Ef óskað er eftir að birta einstaka safnfærslu og frádráttarlið eins og ýmis hlunnindi og frádrætti sem stjórnendur eiga að fylgjast með er hægt að setja inn í Stillingar- Gildi "PayApprove.ExtraPayWageIDs" og telja upp launaliðina sem birta á með kommu á milli. Ath. að ekki er hægt að birta launaliði af tegundinni “Gjaldheimta” eins og td. meðlag eða opinber gjöld þar sem sú birting samræmist ekki GDPR. |
Aukastafir í launasamþykkt |
|
| Hægt er að stýra birtingu aukastafa í launasamþykktinni fyrir svæðin “Stöðugildi” og “Eining”. Það er gert með því að setja inn vefgildið Kjarni.Web.PayEmployeeApprove.Digits og skrá í gildi fjölda aukastafa sem birta á. |
Sjálfvirkar áminningar fyrir launasamþykkt |
|
| Hægt er að láta senda sjálfvirkar áminningar á skráðan samþykkjanda sem hefur ekki lokið samþykkt. Áminning sendist bara ef samþykkjandi á samþykktarfærslu sem er ósamþykkt og hún er tengd opinni launaútborgun. Ráðgjafar Kjarna aðstoða við stillingar á þessu. |
Samanburður dettur út á vef |
|
| Ef starfsfólk er mikið að færast á milli skipulagseininga, kostnaðarstöðva eða verkefna getur það haft í för með sér að laun birtast ekki í samanburði. Til að bregðast við þessu er hægt að virkja skiptingu á launalið 9001 – Heildarlaun, sem stýrir birtingu í launasamþykkt. Til að virkja þessa skiptingu þarf að setja eftirfarandi skipun í Stillingar>Gildi;
Athugið að samanburður á milli mánaða dettur alltaf út ef skipt er um stöðu. |
Launasamþykkt á vef | Sjá nánar um launasamþykkt á vef hér |