1. Undirbúningur og stillingar

Undirbúningur er mjög oft unninn í samvinnu launafulltrúa, mannauðsstjóra og fjármálastjóra.

Áður en hafist er handa við sjálfa áætlunargerðina er nauðsynlegt að uppfæra allar fyrirsjáanlegar breytingar á starfsmannahaldi og launum. Þessar breytingar geta verið bæði persónu- og kjarasamningsbundnar. 

Hér er listi yfir lykilatriði sem þarf að yfirfara og uppfæra ef við á:

1. Skipulagsbreytingar: Eru einhverjar fyrirhugaðar breytingar á skipulagi fyrirtækisins? Til dæmis sameining kostnaðarstöðva, nýjar stöður eða tilfærsla í starfi.

2. Kjarasamningshækkanir: Eru væntanlegar launahækkanir samkvæmt gildandi kjarasamningum? Skrá þarf allar slíkar hækkanir í kerfið með réttum dagsetningum.

3. Launaskrið: Er gert ráð fyrir almennu launaskriði innan fyrirtækisins? Ef svo er, þarf að áætla hlutfall þess og skrá í kerfið.

4. Persónubundnar launahækkanir: Eru þekktar einstaklingsmiðaðar launahækkanir á döfinni, t.d. vegna aukinnar ábyrgðar eða frammistöðu? Skrá þarf slíkar breytingar fyrir hvern og einn starfsmann.

5. Aldurshækkanir launa: Keyra þarf sérstaka vinnslu í kerfinu til að uppfæra laun starfsmanna sem eiga rétt á aldurshækkunum samkvæmt kjarasamningum eða innri reglum fyrirtækisins.

6. Orlofsflokkahækkanir: Framkvæma þarf keyrslu í kerfinu til að uppfæra orlofsréttindi starfsmanna, þar sem lengri starfsaldur getur gefið aukinn orlofsrétt.

7. Skatthlutföll og tryggingagjald: Stofna þarf ný skatthlutföll fyrir komandi ár í kerfinu. Þetta er nauðsynlegt til að tryggja rétta útreikninga á tryggingagjaldi og öðrum launatengdum gjöldum.

Þekktar skipulagsbreytingar

Ef vitað er um skipulagsbreytingar á árinu sem verið er að áætla fyrir og það liggur fyrir hvenær sú breyting kemur til framkvæmda eru upplýsingar um það settar inn í spjaldið Tenging innan fyrirtækis viðkomandi starfsmanns.

Í dæminu hér til hliðar er verið að áætla fyrir árið 2025 og það liggur fyrir að frá og með 1. janúar það ár á starfsmaður að fara í aðra stöðu innan fyrirtækisins.

Þekktar persónubundnar breytingar tengdar kjarasamningum (t.d. umsamin þrepahækkun)

Ef að starfsmaður á að fá persónubundna hækkun á árinu sem verið er að áætla fyrir og það liggur fyrir hvenær sú hækkun kemur til framkvæmda og hversu mikil hún á að vera eru upplýsingar um það settar inn í grunnlaunaspjald viðkomandi starfsmanns.

Í dæminu hér til hliðar er verið að áætla fyrir árið 2025 og það liggur fyrir að frá og með 1. apríl það ár á starfsmaður að hækka um eitt launaþrep.

Þekktar eða áætlaðar kjarasamningsbundar hækkanir

Áður en byrjað er að vinna áætlun þarf að tryggja að búið sé að skrá inn kjarasamningshækkanir fyrir áætlunar ár. Breytingar og hækkanir á launatöflu eru framkvæmdar í listanum Launatöflur í hliðarvalmynd launakerfisins.

Nánari upplýsingar um hækkanir: Hækka launatöflur. Þegar sett er inn hækkun á samning þarf að gæta þess að velja tegundina "Áætlun". Ef tafla er merkt þannig tekur launaskráning ekki mið af henni, heldur aðeins launaáætlun.

Reikniliðir í áætlun

Ef nota á reikniliði í launaáætlun þá þarf að vera til launatafla á samningi núll sem er af tegundinni "Áætlun" ef launatafla samnings launamanns er af tegundinni "Áætlun".

Breytingar á hlutföllum og föstum

Tryggja þarf að allar þekktar breytingar á hlutföllum og föstum fyrir áætlunar ár séu skráðar í kerfið. Ef það liggur fyrir hækkun á orlofs- og desemberuppbót á áætlunar ári þarf að vera búið að setja réttar upphæðir inn á viðeigandi dagsetningum.

Breytingarnar eru settar inn í listanum launatöflur í hliðarvalmynd launa.

Skatthlutföll áætlunar

Þegar áætlun er stofnuð stofnast líka skattaskilgreining fyrir áætlunarárið ef hún er ekki til fyrir.

Ef td. er verið að stofna áætlun fyrir árið 2027 þá afritar Kjarni skattaskilgreiningu ársins 2026 og stofnar nýja fyrir árið 2027.

Um áramótin 2026/2027 þarf svo annaðhvor að eyða þessari skilgreiningu og sækja réttar upplýsingar með til RSK með aðgerðinni Skattar - Forsendur RSK eða breyta skattaskilgreining miðað við réttar upplýsingar.

Nánari upplýsingar um það má finna hér.