Orlofsáramót
- Þorgerður Guðný Guðmundsdóttir
- Brynjar Már Brynjólfsson (Unlicensed)
- Benedikta Hannesdóttir
Eftir fyrsta maí ár hvert er orlofsárið gert upp. Áunnið orlof og staða á eldra orlofi er dregið saman í eina tölu og verður að orlofi til úttektar í sumar.
Áður en farið er i þessa aðgerð er gott að yfirfara stillingar í Kjarna, bæði á ávinnslunum sjálfum og eins á starfsmönnum.
Ferlið í punktum:
Skoða stillingar starfsmanna
Skoða stillingar á ávinnslum 9270 og 9275, þessir ávinnsluliðir þurfa að vera með söfnun nr. til að rétt söfnunarár komi í áramótastöðu.
Skoða stillingar á launaliðum 9280,9289 og 9299, athuga hvort þessir launaliðir séu allir með söfnun nr. til að rétt söfnunarár komi í áramótastöðu.
Skoða stillingar á launaliðum sem notaðir eru við orlofsáramót 9270, 9275, 9287 og 9288.
Keyra aldurshækkanir á orlofsflokka, ef ekki gert mánaðarlega
Endurreikna orlofstíma ef þörf er á
Endurreikna áramótastöðu ef orlofstímar hafa verið endurreiknaðir
Ef orlofstímar hafa verið endurreiknaðir þarf að endurvinna áramótastöðu
Velja Orlofsáramót í ávinnsluhring
Smella á Stofna orlofsútborgun, sækja orlofsávinnslur ...... Annað hvort allt ferlið í einu, eða fylgja skrefunum.
Smella á Skoða/Breyta og yfirfara skráningar og gera þær breytingar sem þarf.
Loka orlofsútborgun!
Fara í ávinnslur og breyta tímabilum í nýtt orlofsár.
Skref fyrir skref |
|
|---|---|
| Starfsmenn. Til að skoða stillingar starfsmanna er einfaldast að opna kerfishlutann Mannauður í Hliðarvali > Kjarni. Þar smellum við að listann Orlof og fáum á skjáinn upplýsingar um alla starfsmenn sem eiga orlofsspjald. Þessum lista er hægt að raða og flokka að vild til að auðvelda yfirferð. |
| Ávinnsla Gott er að skoða líka uppsetninguna á ávinnslu í Kjarna, sérstaklega þarf að skoða að dagsetningar séu réttar. |
| Aldurshækkanir Ef aldurshækkanir vegna orlofsflokka eru ekki keyrðar mánaðarlega, heldur einu sinni á ári, þá er rétti tímapunkturinn núna. Ef orlofsflokkahækkun er afturvirk fyrir starfsmann/starfsmenn, þá þarf að endurvinna orlofstíma þeirra, sjá leiðbeiningar hér. |
| Orlofsstaða og hættir starfsmenn Ef einhverjir starfsmenn eru með ráðningarmerkinguna “Hættur” í Tenging innan fyrirtækis og eiga inni orlofstíma, þarf að skoða listann “Orlofsstaða” undir Laun. Draga þar inn svæðið “Ráðningarmerking”. Þeir sem eru með stöðuna “Hættur” koma ekki inn í orlofsáramótin og því þarf að handskrá þær upplýsingar á viðkomandi starfsmenn í orlofsáramótaútborgunina. |
 | Aðgerð Orlofsáramót er framkvæmd í ávinnslum/skuldbindingu. Í launahring er smellt á Ávinnsla og þar neðst fyrir miðju er valið Orlofsáramót.
|
 | Orlofsáramót er sér tegund útborgunar sem er fyrir aðgerðir vegna orlofsáramóta. Þegar útborgun fyrir orlofsáramót er stofnuð þá fær útborgunin merkinguna Orlofsáramót ásamt númeri 05-Orl. Aðgerðaskref orlofsáramóta eru fimm, hægt er að keyra öll skrefin í einni aðgerð með því að smella á langa gula kassann en einnig er hægt að keyra hvert skref fyrir sig. Það skref sem búið er að keyra verður rautt ef ekki má keyra skrefið aftur, einnig verða skrefin rauð þegar búið er að loka orlofsútborgun. Gult þýðr að skref sé virkt og hægt að keyra skref.
Launaliðir 9280,9289 og 9299 þurfa að vera með söfnun til að fá inn rétt söfnunarár í áramótastöðu. Við hvert skref er hægt að skoða niðurstöðu í lista. Á milli skrefa er hægt að fara í Skoða/Breyta og framkvæma þær breytingar sem þarf, einnig er hægt að fara í Skrá laun úr launahring. Orlofsfærslur eru settar inn í orlofsútborgun í þremur færslum, Eldra orlof (9287) + Áunnið orlof (9288) = Orlofsstaða 1.maí (9289) Athugið! Ef gera þarf leiðréttingar á orlofsstöðu, þá eru þær leiðréttingar gerðar í Skrá laun í útborgun 05-Orl. Hægt er að fara í þá útborgun úr launahring eða úr flæðiriti orlofsáramóta en það er kassin Skoða/Breyta. Ef t.d. þarf að fækka eða fjölga tímum af eldra orlofi, þá þarf að breyta bæði launalið 9287 og 9289. |
Þegar búið er að yfirfara og framkvæma þær breytingar sem þarf er orlofsútborgun LOKAÐ. Þá aðgerð er hægt að framkvæma beint úr flæðiriti orlofsáramóta eða með því að smella á "Loka" í Launahringnum. | |
| LeiðréttingarEkki er leyfilegt að flytja með sér eldra orlof á 9270 Eldra orlof eða leyft að flytja takmarkaðan tímafjöldaSkv. orlofslögum þá er ekki leyfilegt að flytja með sér orlof á milli ára, okkur ber að taka það út á réttum tíma. Hjá þeim viðskiptavinum okkar þar sem farið er stíft eftir þessari reglu, eða ef hámark er á flutningi á milli ára, þá þarf að vinna aðeins meira með orlofsáramótin. Þá breytist þetta ferli aðeins. Ef notaður er stóri hnappurinn Stofna orlofsútborgun, sækja orlofsávinnslur og flytja orlofsávinnslur í skráningu, þá er farið beint inn í skrá laun í launahring og tekinn út listi yfir launalið 9287 og honum raðað í upphæðaröð og handvirkt hent út úr útborguninni/eða tímum breytt hjá þeim starfsmönnum, bæði launalið 9287 og 9289. En ef Aðgerðarskrefum er fylgt, þá er byrjað á að stofna útborgun og ávinnslur sóttar. Áður en lengra er haldið er tekinn út listi yfir stöðu eldra orlofs í ávinnslum í útborgun 05-Orl og honum raðað í upphæðaröð. Nú er farið inn í Skoða ávinnslu í flæðiritinu Orlofsáramót og ávinnslum á launalið 9270 hent handvirkt út af þeim starfsmönnum sem við á, eða tímum fækkað niður í hámarksflutning ef það á við. Að þessum breytingum loknum má fylgja ferlinu í Kjarna til enda. |
| Ekki rétt staða í Kjarna á 9270 Eldra orlofFyrir kemur að orlofsúttektir skila sér ekki til launafulltrúa og þá verður staðan á eldra orlofi röng í Kjarna. Í þeim tilvikum vilja notendur oft frekar lesa þá orlofsstöðu úr tímaskráningarkerfi inn í Kjarna. Þá breytist þetta ferli aðeins. Þá er ekki hægt að nota stóra hnappinn Stofna orlofsútborgun, sækja orlofsávinnslur og flytja orlofsávinnslur í skráningu, heldur þarf að fara í aðgerðarskrefin. Byrjað er á að stofna útborgun og sækja ávinnslur. Síðan en næsta aðgerðarskrefi sleppt (eldra orlof yfir 1.maí) en farið beint í Áunnið orlof yfir 1.maí. ATH! Næsta aðgerðarskref Orlofstíma yfir 1.maí þarf að framkvæma með smá breytingu. Þegar valskjárinn opnast, þá þarf að fjarlægja launalið 9270 úr honum - við viljum alls ekki fá 9270 úr Kjarna inn í orlofsúborgunina. Nú þarf að fara í helluvalmynd launa og tryggja að orlofsútborgun sé valin og lesa stöðuna á eldra orlofi inn í þá útborgun í Kjarna. ATH! Muna að excel skjal þarf að vera með rétt tækniheiti í fyrstu röð og vistað sem .csv skjal. Reitirnir eru kennitala (eða launamannanúmer), Launaliður og Gr.eining Tækniheitin eru þessi: kennitala er EmployeeSSN Starfsmannanúmer er EmployeeMasterID og Launamannanúmer er EmployeeDetailID). Tækniheitið fyrir launalið er PayWageID og fyrir grunneiningu er PayRecordBaseUnit. ATH! Þetta excel skjal þarf að lesa inn tvisvar - fyrst með launalið 9287 Orlofsstaða 1.maí - Eldra orlof og síðan með launalið 9289 Orlof yfir 1.maí 9287 Er Orlofsstaða 1.maí - Eldra orlof og er notað í skýrslunni Orlofsyfirlit til sundurliðunar á stöðunni 1.maí, hvernig hún skiptist í áunnið og ótekið eldra. 9289 Er endanlega Orlofsstaða 1.maí og kemur til viðbótar við það sem þú lætur Kjarna gera með áunnið orlof. Áunnið orlof í Kjarna kemur líka á tvo launaliði 9288 Orlofsstaða - Áunnið síðasta orlofsár og 9289 Orlof yfir 1.maí. Í eftirfarandi töflu eru tækniheiti fyrir öll þrjú einkenni starfsmanns, notandinn velur það sem við á og hendir restinni út Fyrra skjalið: EmployeeSSN;EmployeeMasterID;EmployeeDetailID;PayWageID;PayRecordBaseUnit 0612615329;2222;22221;9287;192 Seinna skjalið: EmployeeSSN;EmployeeMasterID;EmployeeDetailID;PayWageID;PayRecordBaseUnit 0612615329;2222;22221;9289;192 Einstaka starfsmenn leiðréttirEf megnið er rétt í Kjarna en leiðrétta þarf nokkra starfsmenn, þá er það gert í Skoða/Breyta í Orlofsferli, eða beint í Skrá laun í launahring. Athugið að það þarf að breyta báðum launaliðum!
Ef halda á rekjanleika breytinga þá eru skráðar tvær nýjar línur og breyting skráð annars vegar á 9287 eða 9288 og hins vegar á 9289. |