Bunkainnlestur

• Skjalið sem lesið er inn þarf að vera á .csv formi og svæðin í skjalinu þurfa að vera aðgreind með semikommu ;

• Hægt er að vinna skjalið í hefðbundnu Excel formi en það er síðan vistað á .csv formi þegar það er tilbúið.

• Innlestrarskjal má ekki vera opið hjá notanda þegar það er lesið inn.

• Ef upphæðir eru í skjalinu, þá má ekki nota punkt til að afmarka þúsund. Fara í „Format Cells", velja Number og taka af hakið fyrir punkt. 

Þegar innlestrarskjal er búið til, þarf „haus" að innihalda tækniheiti þess svæðis sem lesa á inn. Þessi tækniheiti er hægt að nálgast beint í launaskráningu með því að halda niðri ctrl takkanum og slá á F8. Þá opnast nýr flipi sem sýnir íslenska heitið annars vegar og tækniheitið hinsvegar.

Allur innlestur þarf að innihalda kennitölu eða starfsmannanúmer, númer launaliðar og grunneiningu.

Ef upphæðin er ekki sótt í launatöflu þá þarf það svæði einnig að vera með í listanum. Ekki er gerð krafa um neina sérstaka uppröðun á dálkum.

Nokkur dæmi um gagnleg tækniheiti við bunkainnlestur:

Dæmi um csv.skrá

Vista þarf skrána sem CSV (Comma delimited)

Hægt er að komast í bunkainnlestur í launahringnum.

Þegar innlestrarskipunin er valin opnast gluggi með eftirfarandi hnöppum. 

Skoða bunka: Ef smellt er á skoða bunka er hægt að skoða bunka sem hafa áður verið lesnir inn. 
Bunki í skráningu: Ef að hakið var tekið af „setja bunka í skráningu" er hægt að smella á þennan hnapp til að fara aftur í skráninguna. 
Skoða skráningu: Opnar listann sem lesinn var inn í skráninguna, beint úr launaskráningarmyndinni. 
Eyða = Eyða þegar lesnum bunka úr launaskráningu. Eyðir ekki bunkanum sjálfum úr bunkayfirlitinu

Þegar smellt er á fremsta hnappinn “Bunkar” opnast listi yfir alla bunka sem búið er að lesa inn í kerfið. 

Til að lesa inn nýjan bunka er ýtt á þennan hnapp      Þá opnast valskjárinn hér vinstramegin.

Nauðsynlegt er að setja inn lýsingu á innlestrinum. 

Launakeyrsla kemur sjálfvalin út frá valinni útborgun ef launakeyrslur eru notaðar, annars kemur 0 hér

Launakeyrsla gildir fyrir öll fyrirtækin í Kjarna og getur því innihaldið fleiri en eina útborgun. Á þennan hátt er hægt að lesa inn eitt skjal fyrir öll fyrirtækin í einu. 

Útborgunarnúmerin koma í reitinn fyrir neðan Launakeyrslu, ef launakeyrsla er notuð. Í því tilviki, þá þarf eins og er að eyða út númeri launakeyrslu og smella á plúsinn í svæðinu Útborgun og slá þar inn númer þeirra útborgunarvísa sem áður komu sjálfvaldir.

Útborgun. Í þeim tilvikum sem Launakeyrsla er ekki notuð þá þarf að handskrá inn númerið á útborgunarvísinum í reitinn Útborgun, þessi reitur er skilyrtur og ekki hægt að halda áfram nema fyllt sé út í hann.  Ef lesa á sama bunkann inn í fleiri en eina útborgun þarf að smella á plúsin og telja upp þær útborganir sem bunkinn á að lesast inn í.  

Sjálfkrafa kemur hakað við Setja bunka í skráningu og stilla útborgun í svæðinu Aðgerð.
Það að haka strax við „Setja bunka í skráningu" ræður því að gögnin eru lesin beint úr völdu skjali inn í þá útborgun sem við á hjá hverjum starfsmanni.

Stilla útborgun sækir rétt útborgunarnúmer á hverja færslu í innlesnu skjali. 

Aðgerðin er kláruð með því að smella á Lesa, þá er bunkinn lesinn beint inn í launaskráninguna og opnast í sér lista sem hægt er að breyta ef þörf er á. Athugasemd kemur neðst í hægra horni um hvort innlestur tókst eða ekki. 

Í athugasemdinni segir hversu margar færslur voru í bunkanum og hversu margar voru settar í launakeyrslu. Í þessu dæmi voru 43 færslur í bunka en aðeins 31 sett í launakeyrslu. 11 færslur ættu því að vera á villulista. Villum er raðað fremst í listan sem opnast þegar innlestri er lokið. Sjá næstu mynd.

Þegar innlestri er lokið opnast gluggi með launafærslum. Hann er einnig aðgengilegur undir hnappnum skoða bunka.

Efst í því skjali birtast þær færslur sem mögulega lenda á villu.

Til þess að laga villur er línan valin og smellt á blýant í tækjaslá, þá opnast nýr gluggi. Sjá næstu mynd.

Villan sem merkt er með rauðu x-i er lagfærð í skjánum sem opnast. Í svæðinu Niðurstaða er valið „Í lagi" og að lokum er smellt á geyma og loka. 

Þegar búið er að laga allar villur er smellt á táknið "senda bunka í launaskráningu" sjá mynd að ofan. Athugið að muna að skrá inn númer útborgunarvísis.

Ef rangur bunki er lesinn inn, þá er bunkafærslum eytt úr útborgun með þessum hnappi. Bunkanum sjálfum er ekki eytt, hann er áfram aðgengilegur í hnappnum „Bunkar“

Þegar valið er "Eyða bunkafærslum í töflu" þá opnast valskjár. Númer bunka kemur sjálfvalið en launafulltrúi þarf að skrá inn/velja úr fellivali númer útborgunar.

Aðgerð lokið með því að smella á hnappinn "Eyða færslum" og síðan á hnappinn "Áfram" þegar Kjarni spyr hvort þú viljir örugglega eyða færslum 😊

Staðfesting kemur í hægra neðra hornið.

Einnig er hægt að fara í hnappinn Eyða og þá eyðist bunkinn alveg úr Kjarna. Síðasti bunki sem var lesinn inn í kerfið kemur sjálfvalinn inn, en hægt að finna númer bunkanna undir hnappinum Laun.

Veljið rétta útborgun og Eyða færslum.

Til þess að stofna launakeyrslu, er keyrð skipunin PayRun.List í Skipanaglugga í neðra vinstra horninu í Kjarna.

Þá opnast nýr flipi með lista yfir launakeyrslur. Þar er smellt á græna plúsinn og ný færsla stofnuð.

Handslá þarf inn í öll þrjú svæðin og slá síðan á Stofna og loka.

Athugið að Launakeyrsla vísir er einkvæmt númer og þarf að vera hlaupandi númer. Ef eldri færsla er afrituð, þá gefur Kjarni sjálfkrafa þetta númer.

Númerið Launakeyrsla vísir er það númer sem slegið er inn í útborgunarmynd launa. - Í launahring er smellt á textann LAUN í miðjum hring og vísis númer launakeyrslu skráð í svæðið Launakeyrsla nr.

Þegar búið er að senda bunka frá Mötuneyti yfir í Kjarna verður bunkinn aðgengilegur í Innlestur - Laun

Ef fleiri en eitt fyrirtæki eru í Kjarna þarf að nota aðgerðina "Merkja bunka á útborgun"  og lesa svo bunka inn í skráningu.  Aðgerðin Merkja bunka á útborgun setur rétt fyrirtækjanúmer og rétt úborgunarnúmer á færslur í bunkanum.  Tilgreina þarf númer allra útborgana sem bunkinn á að lesast í.